Optimer jeres vagtplan med et effektivt tidsregistreringssystem
Få et bedre overblik og tag styringen over jeres hverdag ved brug af en vagtplan til dine medarbejdere.
Denne guide er til dig, både ny og erfaren, som ønsker at forstå vagtplaner, og hvordan det er en uundværlig del af den daglige drift for de fleste virksomheder. At eksekvere på en vagtplan er kritisk for success.
Hvad er en vagtplan?
En vagtplan er en tidsbaseret plan, der angiver, hvornår hver enkelt medarbejder i en virksomhed eller organisation skal arbejde. Vagtplaner er især almindelige i brancher som sundhedspleje, detailhandel og produktion, hvor arbejde uden for almindelig arbejdstid er normen.
En effektiv vagtplan sikrer, at der altid er det rigtige antal personale til stede med de nødvendige færdigheder for at opfylde arbejdspladsens behov.
Hvordan laver man en vagtplan?
At skabe en effektiv vagtplan er en flertrinsproces. Her er de grundlæggende trin:
- Identificér dine behov: Hvor mange medarbejdere skal du have på forskellige tidspunkter af dagen, ugen, og måneden? Hvilke færdigheder er nødvendige? Hvordan ændres dine behov over tid?
- Kend dine medarbejdere: Hvem er tilgængelig hvornår? Hvem har hvilke færdigheder? Hvem foretrækker hvilke skift?
- Lav et udkast til din vagtplan: Brug denne information til at skabe en foreløbig vagtplan.
- Kommunikér planen: Sørg for, at alle medarbejdere er klar over deres skift, og hvad der forventes af dem.
- Finjuster og revider: Tag højde for feedback fra dine medarbejdere, og vær klar til at lave justeringer som nødvendigt.
Typer af vagtplaner
Der er mange forskellige typer af vagtplaner, som hver har deres egne fordele og udfordringer. Her er nogle af de mest almindelige:
- Fast skift: I denne type plan har hver medarbejder det samme skift hver dag. Dette kan være nemt at administrere, men mangler fleksibilitet.
- Roterende skift: Medarbejdere skifter mellem dag-, aften- og nattevagter. Dette kan være mere retfærdigt, men kan også være forstyrrende for medarbejdernes søvn og familieliv.
- Fleksible skift: Medarbejdere har en vis kontrol over deres egne skift. Dette kan øge medarbejdertilfredsheden, men kan være mere komplekst at administrere.
- On-call skift: Medarbejdere er til rådighed for at arbejde, hvis der er behov. Dette kan være nyttigt for jobs, hvor arbejdsbelastningen kan være uforudsigelig.
Hver type vagtplan har sine fordele og udfordringer, og det er vigtigt at vælge den type, der bedst passer til din virksomheds unikke behov.
Vagtplan – Hvor lang tid før skal den være tilgængelig?
Der er ingen officielle regler for, hvor lang tid før en vagtplan skal være tilgængelig for dine ansatte. Personligt anbefaler vi hos Timegrip at offentliggøre vagtplanen minimum en måned før, og lade den strække sig 3 måneder ud i fremtiden. På den måde undgår I utilfredse medarbejdere, der får en advarsel i sidste øjeblik, som har indflydelse på deres fritidsplaner.
Der er regler for arbejdstid som du skal være opmærksom på, når du laver en vagtplan til dine medarbejdere:
Hvordan kan jeg skabe overblik over mine medarbejderes arbejdstid?
Hvis du mangler et værktøj til bedre at skabe overblik enten ved brug af en konkret vagtplan eller at dine medarbejdere løbende registrerer deres arbejdstid, så er Timegrip’s tidsregistreringssystem måske løsningen på dine behov.
Med Timegrip som tidsregistreringssystem er du sikret et komplet overblik over, hvor mange timer hver enkelt af dine medarbejdere har arbejdet. Systemet er nemt og intuitivt, og vil hjælpe jer med at forstå hvor jeres primære ressource, nemlig tid, bruges.
Med Timegrip får du i realtid et overblik som både leder og medarbejder på:
- Arbejdstid inkl. timer og overarbejde
- Ferie, feriefri, omsorgsdage, seniordage
- Fravær
- Vagter - Se og bytte vagter
Er du på udkig efter et nyt tidsregistreringssystem til din virksomhed, som er skarpe på vagtplanlægning? Med Timegrip får du skabt et effektivt overblik over dine medarbejdere og deres arbejdstid. Kontakt os i dag
