Vejledning til effektiv sommerferieplanlægning

Sommerferien nærmer sig med hastige skridt. Med dette medfølger spørgsmål om, hvorvidt man er forberedt på de udfordringer, der kan forekomme. For hvordan får man som virksomhed enderne til at nå sammen og arbejdsplanen til at gå op i en højsæson? Det er et spørgsmål, vi vil forsøge at besvare i dette indlæg. Vi vil præsentere muligheder for, hvordan kontinuiteten og produktiviteten kan opretholdes i virksomheden under ferieperioder. Vi vil også udfolde, hvilke muligheder Timegrip tilbyder, for at optimere din sommerferieplanlægning og samtidig sikre overholdelse af medarbejdernes rettigheder.

Rekrutterings- og onboardingstrategi

Forinden sommeren går i gang, er det væsentligt at klarlægge virksomhedens rekrutteringsproces. Dette indebærer at definere profilkrav til afløseren i stillingsopslaget om ønskede kompetencer og kvalifikationer. Samtidig skaber det mest muligt udbytte, både for afløser og virksomhed, at de første uger er bestemt og planlagt på forhånd. Dette kan blandt andet omfatte et oplærings- og udviklingsprogram, og dermed styrke virksomhedens indsats for at fremme afløserens kompetencer.

Fordele ved sommerferieafløsere

Som virksomhed er der flere fordele ved at anvende sommerferieafløsere. Med ny arbejdskraft kan man opnå nye perspektiver i sin virksomhed, samt kan afløserne blive potentielt fremtidige medarbejdere. Samtidig udgør sommerferieafløsere en fleksibel arbejdskraft, der kan tilpasses virksomhedens skiftende behov i ferieperioder. Fordelene skal ses i:

• Fleksibel arbejdskraft
• Nye perspektiver
• Potentielt fremtidige medarbejdere
• Sikrer kontinuitet i den daglige drift
• Økonomiske besparelser

Rettigheder og pligter

Når sommerferieafløsere ansættes, medfører det flere forpligtelser for arbejdsgiveren med henblik på at sikre, at de rettigheder, som afsløseren har, bliver overholdt. Arbejdsgiverens forpligtelser indebærer blandt andet at sikre, at afløseren får den korrekte løn, overholdelse af arbejdstidsregler, sikkert arbejdsmiljø, ferierettigheder samt ansættelseskontrakt. Det er også væsentligt i ansættelseskontrakten at sikre, at sommerferieafløseren har ordentlige opsigelsesvilkår, og at der er gjort rede for afløserens sidste arbejdsdag.

Arbejdsgiverens pligter indbefatter:

• Sikre korrekt løn
• Overholde arbejdstidsregler
• Skabe sikkert arbejdsmiljø
• Overholde ferierettigheder
• Oplysningspligt og ansættelseskontrakt
• Tilstrækkelig oplæring

Guide til effektiv ferieplanlægning

Vi vil her guide dig igennem til, hvordan du opnår en effektiv ferieplanlægning og udbytte af sommerferieafløsere.

Trin 1: Vurdér, i hvilke afdelinger der er behov for sommerferieafløsere

Det første trin i en effektiv ferieplanlægning er at vurdere, hvor der er størst behov for ekstra medarbejdere. Dette kan udføres ved at tage udgangspunkt i bemandingsmønstre og efterspørgsel fra tidligere år og aflæse, i hvilke perioder der har været personalemangel. Denne mulighed har du med Timegrips analyse- og BI-værktøjer. Herunder er det væsentligt at påbegynde rekrutteringen tidligt og gerne flere måneder før sommerferieperioden går i gang. Dette trin kan forekomme mere håndterbart, hvis man fastholder kontakten til tidligere afløsere, som dermed kan kontaktes igen.

Trin 2: Udarbejd en onboardingplan

Udarbejd en onboardingplan med klare arbejdsprocedurer for, når sommerferieafløseren starter. Samtidig kan tildeling af en erfaren kontaktperson sikre en effektiv oplæring og integration i virksomheden. Dette kan også sikres gennem plads til spørgsmål og regelmæssig feedback fra arbjedsgiveren. Under onboardingplanen er det vigtigt, at både arbejdsgiver og afløser er indforstået med, hvilke rettigheder og retningslinjer, der er gældende. Fremvis derfor en tydelig feriepolitik for afløsere.

Trin 3: Anvend automatiserede softwareprogrammer til at udarbejde en sommerferievagtplan  

Et automatiseret softwareprogram kan lette presset med at udarbejde en sommerferievagtplan. Timegrip kan generere automatiske vagtforslag baseret på medarbejdernes tilgængelighed, kompetencer samt gældende overenskomster og virksomhedspolitikker. Medarbejdere kan via appen tidsregistrere deres arbejdstid og på den måde skabe et visuelt overblik over vagtplanen.

Endeligt sikrer appen medarbejderkommunikation, som er en nødvendighed under højsæsoner og perioder med højere bemandingsbehov.

Automatiserede softwareprogrammer optimerer vagtplanen

Sammenfattende kan man opnå effektiv sommerferieplanlægning gennem identificering af bemandingsbyrde og tidlig opstart af rekruttering. En grundig onboardingplan med klare arbejdsprocedurer og kontaktpersoner sikrer, at sommerferieafløsere integreres tilfredsstillende og hurtigt. Endeligt kan automatiserede softwareprogrammer som Timegrip optimere vagtplanlægningen ved at tage højde for medarbejdernes tilgængelighed, kompetencer og gældende regler, hvilket letter planlægningsbyrden og forbedrer kommunikationen på arbejdspladsen.

Få hjælp til den rette planlægning af dine ressourcer. Kontakt os i dag og hør, hvordan vi kan hjælpe dig.