5 typiske problemer i jeres vagtplan – og hvordan I løser dem

At lave en vagtplan, der fungerer optimalt for både virksomheden og medarbejderne, kan være en kompleks opgave. Måske oplever I pludselige bemandingsproblemer, forvirring om vagter eller manglende fleksibilitet? Små fejl kan hurtigt føre til stressede medarbejdere, lavere produktivitet og i sidste ende en dårlig oplevelse for jeres kunder. I dette blogindlæg gennemgår vi de 5 klassiske fejl ved vagtplanlægning, og hvordan I nemt kan løse dem. 

Problem 1: Forkert bemanding – for mange eller for få på arbejde

De fleste har prøvet at være på arbejde, hvor det føles som om, der ikke er hænder nok til at klare opgaverne – og andre dage, hvor medarbejderne keder sig, fordi der er for mange på arbejde.

At finde den rette balance mellem bemanding og behov er afgørende. For få medarbejdere medfører stress, forsinkelser og utilfredse kunder. For mange medarbejdere skaber derimod unødvendige lønomkostninger.

For at løse disse udfordringer, kan I anvende et intelligent vagtplanlægsningssystem, hvor I kan fastsætte minimums- og maksimumsgræner for bemandingen pr. vagt. Med et sådan vagtplanlægningssystem kan I modtage automatiske advarsler, hvis I går over disse minimums- og maksimumsgrænser. På den måde sikrer I et overskueligt overblik over bemandingen, og de bedste forudsætninger for en effektiv arbejdsstyrke. 

Problem 2: Forkert sammensætning af medarbejdere

Forestil jer, at I har den rette bemanding – men ingen med de nødvendige kvalifikationer. En restaurant uden en erfaren kok, en butik uden en kasseansvarlig eller et plejehjem uden en certificeret medarbejder. Det handler ikke altid kun om, hvor mange medarbejdere man er til stede, men også om det er medarbejderne, med de rette kompetencer.

Med et vagtplanlægningssystem kan I sikre, at hver vagt indeholder den helt rigtige mængde af medarbejdere med både erfaring og færdigheder. I kan blandt andet opsætte regler i systemet for, at der altid skal være mindst én leder eller certificeret medarbejder på en given vagt.

Problem 3: Medarbejdere sættes på vagt, selvom de har fri

Det er ikke særlig rart, hvis man som medarbejder kan se, at man er sat på vagtplanen, selvom man har søgt fri eller ferie flere uger i forvejen. Det skaber en følelse af frustration og stress hos både medarbejderen og lederen, der skal finde en afløser i sidste øjeblik. Medarbejderen vil ikke føle sig hørt, og kommunikationen kan se ud til at fejle.

Med et vagtplanlægningssystem kan I automatisk blokere medarbejdere, der har søgt ferie eller fri. Samtidig kan ledige vagter frigives i systemet, så andre medarbejdere hurtigt kan byde ind på dem. Desuden kan medarbejdere søge om fri direkte i systemet, og I undgår derfor miskommunikation og glemsel.

Problem 4: Manglende kommunikation om vagtplanen

Kommunikation er ikke kun vigtigt, når det handler om ønsker til ferie og fri – de fleste medarbejdere ønsker tydelig og rettidig kommunikation om deres vagtplan. Selv den bedste vagtplan fungerer kun, hvis medarbejderne faktisk kender deres vagter. Men hvis vagtplanen hænger på en opslagstavle i personalerummet, eller hvis ændringer sendes via mails, der ikke bliver læst, opstår der problemer.

Digitalisér kommunikationen og sørg for, at dine medarbejdere altid kan tilgå deres vagtplan, beskeder og ændringer på farten. Med en app til vagtplanlægning, modtager medarbejderne notifikationer direkte på deres telefon. Det sikrer, at alle er opdateret i realtid og mindsker risikoen for misforståelser.

Problem 5: Vagtplanen opdager fejl for sent

En af de største frustrationer er, når vagtplanens mangler først opdages i sidste øjeblik. Det kan for eksempel være, at en medarbejder med de nødvendige kompetencer mangler, eller at der ikke er nok medarbejdere til en stor begivenhed. Så skal der findes afløsere hurtigt, hvilket ofte fører til overarbejde og utilfredse medarbejdere.

Sikr jer et klart overblik over bemandingen flere uger frem med et strømlinet vagtplanlægningssystem. På den måde kan I se huller i vagtplanen i god tid og handle proaktivt, så alle medarbejdere får den bedste oplevelse.

Undgå kaos i vagtplanen – gør planlægningen smartere

Vagtplanlægning behøver ikke være en tidskrævende proces, der giver planlæggere hovedpine. Med de rette værktøjer kan I undgå stress, misforståelser og overarbejde – og i stedet skabe en vagtplan, der fungerer for både ledelsen og medarbejderne.

Se, hvordan et vagtplanlægningssystem gør jeres hverdag lettere. Book en gratis demo her.