5-2 rul / 7-7 rul

Dybdegående forklaring

Begreberne “5-2 rul” og “7-7 rul” refererer til to almindelige planlægningsprincipper i Workforce Management (WFM). Et “5-2 rul” betyder typisk, at medarbejderen arbejder fem dage i træk og derefter har to fridage. Et “7-7 rul” beskriver en ordning, hvor der arbejdes syv dage efterfulgt af syv fridage. Disse mønstre bruges især i brancher, hvor driften er kontinuerlig, såsom detail, transport eller plejesektoren.

• Et 5-2 rul anvendes ofte i kontor- og dagtidsfunktioner, hvor der er behov for en fast og forudsigelig rytme.
• Et 7-7 rul benyttes typisk i døgnbemandede miljøer som sundhedsvæsen eller produktion, hvor der skal være dækning hele året rundt.
• Rul-begrebet hjælper HR og planlæggere med at tilpasse medarbejdernes arbejdstid til virksomhedens behov uden at bryde arbejdstidsregler.
• Systemer som Timegrip gør det muligt at opsætte og administrere disse rul automatisk, så planerne forbliver konsistente og lovmedholdelige.

I en WFM-kontekst handler et rul ikke kun om at gentage arbejdstider, men om at optimere balancen mellem produktivitet, medarbejdertrivsel og driftskrav. Et korrekt opsat rul sikrer, at ressourcerne udnyttes bedst muligt, samtidig med at medarbejderne får en stabil rytme.

Praktiske anvendelser

I praksis anvendes 5-2 og 7-7 rul som faste byggeklodser i bemandingsplanlægning. Ved at definere kunder eller afdelingers åbningstider samt medarbejdergruppernes præferencer, kan HR-afdelingen på forhånd fastlægge rul i planlægningssystemet. Det skaber struktur og gennemsigtighed, både for planlægger og medarbejder.

• I detailhandlen kan et 5-2 rul bruges til at sikre kontinuerlig betjening i butikken over hele ugen, mens medarbejderne stadig får weekendfri på skift.
• I plejesektoren sørger et 7-7 rul for kontinuitet i plejen, fordi den samme medarbejdergruppe dækker hele ugen, hvilket giver bedre overlevering og mindre fragmentering.
• Med digitale WFM-værktøjer kan rul nemt justeres ved sygdom, ændrede åbningstider eller ferieperioder, så fleksibiliteten bevares.

Anvendelsen af rul er også et effektivt redskab til at sikre compliance med arbejdstidslovgivning, da systemerne automatisk kan holde styr på hviletid, overtid og fridagssaldoer. Det mindsker risikoen for fejl og frigiver tid til mere værdiskabende HR-arbejde.

Fordele og ulemper

Brugen af faste rul giver flere fordele, men også nogle potentielle udfordringer, som organisationer bør være opmærksomme på.

• Fordele: Klare forventninger til arbejdstid, bedre bemandingsstabilitet, og lettere planlægning på tværs af afdelinger.
• For medarbejdere skaber faste rul mere forudsigelighed i hverdagen og mulighed for bedre work-life balance.
• Ledelsen kan planlægge fremad med større præcision, hvilket understøtter budgettering og driftsplanlægning.
• Udfordringer: Rullene kan opleves som ufleksible, især hvis medarbejderbehov ændrer sig, eller hvis der er ønske om varierende arbejdstider.
• I lange rul som 7-7 kan træthed og belastning blive et tema, hvis der ikke indlægges tilstrækkelig restitutionstid.

Derfor er det afgørende, at HR og planlæggere løbende evaluerer effekten af deres rul og justerer dem, så både drift og trivsel er i balance.