Benchmarking

Dybdegående forklaring

I en WFM- (Workforce Management) og HR-kontekst bruges benchmarking til at måle, hvordan en virksomhed klarer sig i forhold til andre – både internt på tværs af afdelinger og eksternt i forhold til konkurrenter. Formålet er at få et klart billede af, hvor organisationen står, og hvilke områder der kan forbedres for at øge effektivitet, motivation og lønsomhed.Benchmarking kan omfatte både kvantitative og kvalitative data afhængigt af, hvad man ønsker at måle. I HR- og WFM-sammenhæng er fokus typisk på faktorer som medarbejdertilfredshed, planlægningsnøjagtighed, overtid, fravær og produktivitet. Ved at sammenholde disse data med relevante referencepunkter kan virksomheden finde realistiske mål at arbejde hen imod.Eksempler på, hvad benchmarking kan dreje sig om i praksis:

• Personalefordeling: Hvordan anvendes arbejdstimer sammenlignet med branchestandarder?
• Fravær og turnover: Hvor ligger virksomhedens fraværsprocent og medarbejderomsætning i forhold til lignende organisationer?
• Planlægningsnøjagtighed: Hvor tæt ligger planlagte timer på de faktiske bemandingsbehov?
• Produktivitet: Hvordan måles output pr. medarbejder i forhold til industrigennemsnit?

Benchmarking er altså ikke bare tal på et ark, men et strategisk værktøj, der hjælper ledelsen med at prioritere ressourcer og fokusere indsatsen dér, hvor der er størst potentiale for forbedring. Det kræver dog, at dataindsamling og analyse sker struktureret og løbende, så resultaterne giver et aktuelt og pålideligt beslutningsgrundlag.

Praktiske anvendelser

I praksis anvendes benchmarking som en del af både langsigtet strategi og daglig drift i WFM og HR. Mange virksomheder bruger systemer som Timegrip til at indsamle data omkring tidsregistrering, vagtplanlægning og bemanding. Disse data kan sammenlignes med nøgletal fra lignende brancher for at identificere mønstre og afvigelser.Når benchmarking bruges korrekt, bliver det et effektivt ledelsesværktøj. Eksempelvis kan en HR-afdeling registrere, at medarbejderomsætningen ligger 15 % højere end branchens gennemsnit. Det kan udløse en indsats for at forbedre onboarding-processen eller medarbejderengagementet. På samme måde kan data fra WFM-systemer vise, at planlagte timer systematisk afviger fra det reelle behov. Virksomheden kan så bruge benchmark-tallene til at justere planlægningsprocessen, så bemandingen bliver mere præcis og omkostningerne reduceres.Benchmarking kan også bruges internt på tværs af filialer eller afdelinger. Det giver et sundt, datadrevet grundlag for at dele best practice og skabe læring på tværs af organisationen. Ved at sætte fælles mål og måle fremskridt over tid skabes en kultur, hvor forbedring er en naturlig del af hverdagen.

Fordele og ulemper

Benchmarking tilbyder en række klare fordele, men der kan også opstå udfordringer, hvis processen ikke håndteres korrekt.

Fordele:

• Giver et konkret sammenligningsgrundlag, der kan understøtte beslutninger.
• Synliggør styrker og svagheder i organisationen.
• Motiverer teams ved at skabe målbare fremskridt og tydelige standarder.
• Understøtter kontinuerlig læring og udvikling.

Ulemper:

• Kræver præcise og sammenlignelige data – ellers bliver resultaterne misvisende.
• Kan føre til ensidigt fokus på tal frem for den menneskelige side af HR.
• Kan skabe unødig konkurrence internt, hvis det ikke kommunikeres konstruktivt.

For at få fuldt udbytte af benchmarking bør det derfor bruges som et løbende strategisk værktøj, ikke som en engangsøvelse. Den største værdi opstår, når dataanalyser kobles med en stærk læringskultur og tydelig ledelsesopbakning.