Brugerregler

Dybdegående forklaring

Brugerregler i en WFM- eller HR-sammenhæng handler om at skabe en fælles forståelse for, hvordan systemer til planlægning, tidsregistrering og medarbejderhåndtering anvendes ansvarligt. Når en organisation implementerer et workforce management-system, bør der være klare retningslinjer for, hvem der må gøre hvad, og hvordan data skal behandles. Det sikrer både effektivitet og overholdelse af interne politikker samt lovgivning som GDPR. Brugerregler gør det lettere for organisationen at skabe gennemsigtighed i brugeradfærd og fordele ansvar i forbindelse med dataregistrering og systemvedligehold. Nogle centrale områder, som typisk dækkes af brugerregler, er:

• Adgangsrettigheder – hvem har adgang til hvilke funktioner og data.
• Datasikkerhed – hvordan medarbejdere håndterer følsomme oplysninger.
• Brug af login og passwords – krav til sikkerhed og hyppighed af opdatering.
• Registrering og ændring af arbejdstid – procedurer og godkendelser.
• Adfærdsprincipper – fx hvordan systemet må anvendes i forhold til kollegaers data.

Ved at definere disse regler undgår man misforståelser og sikrer et ensartet grundlag for, hvordan systemet understøtter arbejdsdagen. Brugerregler bliver dermed en del af organisationens governance-struktur, hvor både HR og ledelse bidrager til at sikre, at processerne overholder både interne og eksterne krav.

Praktiske anvendelser

I praksis anvendes brugerregler som en del af onboarding og løbende drift i WFM- og HR-systemer. Når nye medarbejdere eller ledere får adgang til systemet, skal de som regel acceptere brugerreglerne, før de kan logge ind første gang. Reglerne beskriver, hvordan de må bruge funktioner som tidsregistrering, vagtbytte eller godkendelse af fravær – og hvordan brud på reglerne håndteres. Brugerreglerne anvendes også i forbindelse med systemadministration og compliance. HR-afdelingen bruger dem som et styringsredskab, når der eksempelvis skal auditeres på adgang eller foretages ændringer i medarbejderroller. I mange organisationer integreres de endda i digitale medarbejderhåndbøger, så alle brugere nemt kan finde og forstå betingelserne for brug. Et konkret eksempel er, når en butikskæde anvender et tidsregistreringssystem som Timegrip. Her fastlægges brugerreglerne, så medarbejdere kun kan registrere deres arbejdstimer inden for faste tidsrammer, og ledere skal godkende afvigelser. Det sikrer både korrekte løndata og en retfærdig håndtering af skemaændringer. Samtidig kan systemets administratorer kontrollere, at adgangen bruges korrekt, så man undgår fejlregistreringer og misbrug.

Fordele og ulemper

Klare brugerregler giver virksomheden en række konkrete fordele. Først og fremmest skaber de struktur og ansvarlighed blandt brugerne, hvilket fører til færre fejl og højere datakvalitet.

• Øget gennemsigtighed: Alle ved, hvilke handlinger der er tilladte i systemet.
• Sikker databehandling: Reglerne hjælper med at sikre, at persondata håndteres korrekt og i overensstemmelse med GDPR.
• Effektiv drift: Når brugerne kender rammerne, bliver sagsbehandling og planlægningsarbejde hurtigere.

Udfordringen kan være at holde brugerreglerne opdaterede i takt med ændringer i systemer, processer og lovgivning. Hvis reglerne bliver for komplekse, kan de også opleves som en barriere for medarbejdere, der blot ønsker at løse deres daglige opgaver. Derfor bør organisationer regelmæssigt gennemgå og forenkle dem, så de fortsat er relevante og forståelige.