GDPR

Dybdegående forklaring

GDPR blev indført i 2018 og fastsætter reglerne for, hvordan persondata må indsamles, behandles og opbevares. For HR- og Workforce Management-systemer (WFM) betyder det, at enhver håndtering af medarbejderdata skal ske med klar dokumentation, samtykke og sikkerhed. Begrebet er centralt, fordi moderne HR-systemer bygger på data, der både effektiviserer planlægning og sikrer compliance over for myndigheder og medarbejdere.

For at forstå betydningen i praksis kan man fremhæve nogle nøglepunkter:

• Dataminimering: Kun de nødvendige oplysninger om medarbejdere må indsamles og anvendes.
• Rettighedsstyring: Medarbejdere har ret til indsigt i, hvordan deres data anvendes, og kan kræve rettelser eller sletning.
• Sikkerhedsforanstaltninger: WFM-systemer skal være teknisk og organisatorisk beskyttet mod datalæk eller uautoriseret adgang.
• Dokumentation og ansvar: HR-afdelingen skal kunne dokumentere, at databehandling foregår lovligt og i overensstemmelse med GDPR.
• Leverandørforpligtelser: Eksterne systemleverandører som Timegrip skal sikre, at data behandles sikkert og kun efter kundens instrukser.

I en HR-kontekst handler GDPR derfor både om etik og om efterlevelse. Det sikrer, at medarbejdernes tillid bevares, og at virksomheden undgår økonomiske og omdømmemæssige konsekvenser, hvis data håndteres forkert.

Praktiske anvendelser

I praksis anvendes GDPR som et styringsværktøj i den daglige drift af HR- og WFM-systemer. Det betyder, at alle processer omkring medarbejderdata — fra rekruttering til fratrædelse — skal være dokumenteret og gennemskuelige. For eksempel skal et system som Timegrip kunne håndtere brugernes samtykke, adgangsstyring og datalagring på en måde, der overholder lovgivningen.

Et typisk eksempel kan være tidsregistrering. Når medarbejdere tjekker ind og ud via en app, lagres oplysninger om arbejdstid som persondata. Systemet skal sikre, at kun relevante administratorer har adgang til disse oplysninger, og at data automatisk slettes efter en fastsat periode. Et andet praktisk område er rapportering. Mange HR-afdelinger foretager analyser af sygefravær, arbejdstid og performance. Her skal data anonymiseres, hvis formålet ikke kræver identifikation. Desuden indebærer GDPR, at virksomheder skal have klare procedurer for datasletning og databrud.

Hvis et databrud sker, skal det rapporteres inden for 72 timer – en central forpligtelse, som kræver et system med indbygget logning og sikkerhedsmonitorering.Ved at integrere GDPR i deres rutiner opnår virksomheder en højere datakvalitet og større tillid fra både medarbejdere og samarbejdspartnere.

Fordele og ulemper

Implementeringen af GDPR i HR- og WFM-systemer medfører både fordele og udfordringer.

Fordele:

• Øget tillid fra medarbejdere, der ved, at deres data behandles sikkert.
• Strukturerede data- og sikkerhedsprocesser, som giver bedre overblik og effektivitet.
• Lavere risiko for databrud og de økonomiske konsekvenser, de kan medføre.

Udfordringer:

• Ressourcekrævende at implementere og vedligeholde fuld compliance.
• Behov for løbende uddannelse af HR-medarbejdere i datahåndtering og opdaterede retningslinjer.
• Kompleksitet ved håndtering af flere datasystemer og leverandører.

På trods af disse udfordringer oplever mange organisationer, at en stærk databeskyttelsespraksis understøtter både driftssikkerheden og virksomhedens omdømme. GDPR er dermed ikke blot et lovkrav, men en langsigtet investering i ansvarlig arbejdsstyrkestyring.