Grundplan

Dybdegående forklaring

En grundplan inden for arbejds- og bemandingsplanlægning er en basisstruktur, der fastlægger den generelle fordeling af arbejdstimer, pauser og bemandingsbehov på tværs af en organisation. Den fungerer som et styringsredskab, hvor ledere og planlæggere kan tage afsæt i faste rammer, inden de tilpasser den endelige vagtplan efter variationer i efterspørgsel eller medarbejderønsker. Grundplanen er vigtig, fordi den skaber stabilitet og tydelighed i planlægningsprocessen. Når der er klare rammer at arbejde ud fra, bliver det lettere at opfylde både virksomhedens behov og medarbejdernes forventninger. Desuden kan en veldesignet grundplan bidrage til bedre overblik og færre fejl i den daglige planlægning. En grundplan tager typisk udgangspunkt i:

• Forventet aktivitetsniveau i virksomheden (f.eks. åbningstider, sæsonudsving eller spidsbelastninger)
• Lovkrav om arbejdstid, hviletid og overenskomster
• Medarbejdernes kompetencer og roller
• Økonomiske rammer og timenormer

Ved at udarbejde en grundplan kan planlæggere nemmere justere bemandingen, når der sker ændringer, uden at skulle starte forfra. Det betyder, at systematik og forudsigelighed bliver en naturlig del af virksomhedens arbejdsgang. I større organisationer, hvor mange medarbejdere skal dække forskellige skift og funktioner, er en grundplan helt afgørende for at skabe sammenhæng og undgå flaskehalse.

Praktiske anvendelser

I praksis anvendes en grundplan som fundament for den fleksible, daglige eller ugentlige planlægning. Den udgør den faste rytme for bemanding, men giver samtidig plads til justeringer efter behov. I Timegrip og lignende digitale planlægningsværktøjer definerer man typisk en grundplan som et modul, hvor arbejdstider, stillingskategorier og bemandingsniveau fastlægges én gang for en given periode. Derefter genereres de konkrete vagtplaner automatisk ud fra dette udgangspunkt. Eksempler på praktisk anvendelse kan være:

• I detailbranchen, hvor man med en grundplan sikrer, at der altid er minimumsbemanding i åbningstiden og ekstra ressourcer omkring spidsbelastning som weekender.
• I omsorgsbranchen, hvor en grundplan hjælper med at sikre kontinuitet for borgere ved at fordele faste medarbejdere på bestemte tidspunkter eller ugehold.
• På kontorarbejdspladser, hvor fleksible arbejdstider kombineres med faste grundplaner, så tilstedeværelse og samarbejde kan koordineres effektivt.

En digital grundplan kan lagres, kopieres og justeres, hvilket gør det muligt at genbruge velafprøvede strukturer år efter år. Det sparer tid og reducerer risikoen for fejl. Derudover skaber det en gennemsigtig planlægningsproces, hvor både ledelse og medarbejdere kan se, hvordan arbejdstiden fordeles over længere perioder.

Fordele og ulemper

Arbejdet med en grundplan medfører både klare fordele og nogle potentielle udfordringer.

• Fordele: En grundplan skaber stabilitet og overskuelighed. Den reducerer den daglige planlægningsindsats og hjælper med at overholde lovgivning og overenskomster. Samtidig sikres en mere retfærdig fordeling af arbejdstid og ressourcer.
• Effektivitet: Når hovedstrukturen allerede ligger fast, kan planlæggere fokusere på optimering frem for opbygning fra bunden.
• Udfordringer: En for statisk grundplan kan blive ufleksibel, hvis omgivelserne eller efterspørgslen ændrer sig markant. Der kræves løbende opdatering og tilpasning, så planen fortsat matcher virksomhedens faktiske behov.

For at opnå den rette balance bør en grundplan kombineres med løbende dataindsigt fra driften, eksempelvis via digitale værktøjer som Timegrip, så den kan tilpasses løbende og fortsat understøtte effektiv og bæredygtig bemandingsstyring.