Intervalplanlægning

Dybdegående forklaring

Intervalplanlægning handler om at planlægge arbejdstid i afgrænsede tidsblokke – for eksempel i 15-, 30- eller 60-minutters intervaller – i stedet for at tænke i hele vagter. Formålet er at matche bemandingen med virksomhedens faktiske aktivitetsmønster. På den måde undgår man over- eller underbemanding og får en mere effektiv udnyttelse af medarbejderressourcerne.

• Metoden er ofte baseret på data, fx kunde- eller salgsvolumen, for at forudsige, hvornår der er mest brug for personale.
• Den bidrager til mere fleksible vagtplaner, hvor ressourcer kan justeres præcist.
• Intervalplanlægning er især relevant i brancher med store udsving i kundetrafik, som detailhandel, callcentre og restaurationsbranchen.
• Systemer til workforce management, som fx Timegrip, kan understøtte processen med at automatisere beregninger og tilpasninger.

Ved at bryde dagen op i mindre tidsintervaller får planlæggere bedre overblik over, hvordan bemandingen kan tilpasses løbende. Det betyder, at man nemmere kan reagere på ændringer i efterspørgslen eller uforudsete hændelser som sygdom eller leveringsspidser. Samtidig skaber det et datadrevet grundlag for beslutninger om, hvor der bør sættes ekstra ressourcer ind, og hvor der kan optimeres.

Praktiske anvendelser

I praksis bruges intervalplanlægning til at tilpasse bemandingen mere dynamisk end ved traditionelle vagtplaner. Et eksempel kan være en butik, hvor kundeantallet stiger markant mellem kl. 12 og 16. Ved at bruge intervalplanlægning kan ledelsen planlægge ekstra personale præcist i dette tidsrum frem for at dække et helt skift.

• I callcentre kan indgående opkald og ventetider analyseres time for time, og bemandingen justeres derefter.
• I restauranter bruges intervaldata til at fastlægge, hvornår ekstra tjenere skal møde ind – fx lige før frokost- eller middagstryk.
• I produktionsvirksomheder kan intervalplanlægning sikre, at skiftehold tilpasses produktionsflowet og leveringsdeadlines.

Ved at anvende software til vagtplanlægning kan intervalplanlægningen automatiseres, så historiske data og prognoser danner grundlag for fremtidige skemaer. Det gør det muligt at kombinere effektiv ressourceudnyttelse med en mere jævn arbejdsbelastning for medarbejderne.

Fordele og ulemper

Intervalplanlægning giver en række klare fordele, men stiller også visse krav til både planlægger og medarbejder.

• Fordele: Øget effektivitet, færre timer med spildtid, og bedre overensstemmelse mellem bemanding og kundebehov. Det kan også øge medarbejdertilfredsheden, når arbejdstiden matcher aktivitetsniveauet bedre.
• Ulemper: Kan kræve mere avancerede planlægningssystemer og større fleksibilitet fra medarbejdernes side, især hvis arbejdstiderne hyppigt justeres i korte intervaller.
• Kommunikation og gennemsigtighed er afgørende, så medarbejderne forstår planens formål og oplever retfærdighed i tildelingen af timer.

I sidste ende kan intervalplanlægning skabe markant værdi for organisationer, der arbejder med skiftende belastning, fordi det understøtter en balanceret drift og minimerer ressource-spild.