Onboarding

Dybdegående forklaring

Onboarding er mere end blot en introduktion på første arbejdsdag. Det er en struktureret proces, der begynder allerede før medarbejderen starter, og fortsætter i uger eller måneder efter ansættelsen. I en WFM- og HR-sammenhæng spiller onboarding en central rolle for at sikre, at medarbejderen hurtigt bliver produktiv, føler sig værdsat og forstår sin rolle i virksomheden.

• Onboarding starter ofte, så snart en kontrakt er underskrevet – fx ved at give adgang til systemer og relevant information i forvejen.
• En effektiv onboardingplan sikrer, at medarbejderen lærer virksomhedens værdier, arbejdsgange og kommunikationskanaler at kende.
• For ledere og HR-afdelinger er onboarding et værktøj til at reducere personaleomsætning og øge medarbejderengagementet.
• Ved hjælp af digitale værktøjer i workforce management kan onboarding automatiseres og personaliseres, så ingen trin overses.

Et godt onboardingforløb handler både om forventningsafstemning og om at skabe en god start på samarbejdet. Processen bidrager til at bygge relationer på tværs af afdelinger og giver de nye medarbejdere den nødvendige viden for at kunne udføre deres job korrekt.

Praktiske anvendelser

I praksis bruges onboarding som en konkret arbejdsproces, der kan tilpasses forskellige roller og virksomheder. I en WFM-kontekst kan onboarding være tæt forbundet med planlægning af vagter, oplæring i tidsregistreringsværktøjer eller forståelse af virksomhedens service- og kundestandarder.

• HR-afdelingen kan bruge onboardingchecklister til at sikre, at alt fra adgang til IT-systemer til oplæring i sikkerhedspolitikker bliver gennemført.
• Ledere kan bruge onboardingforløb som en lejlighed til at bygge relationer, sætte forventninger og støtte nye medarbejdere i deres første opgaver.
• Digitale onboardingplatforme integreret med WFM-systemer hjælper med at synliggøre medarbejderens fremskridt og sikre konsistens i processen.
• I brancher med høj medarbejderomsætning, såsom detailhandel og service, er effektive onboardingprogrammer med til at reducere fejl, forbedre kundetilfredshed og skabe stabilitet i teams.

En struktureret onboardingproces kan altså betragtes som en investering i både kvalitet og produktivitet – og bør løbende evalueres for at sikre, at den fortsat lever op til virksomhedens behov og værdier.

Fordele og ulemper

Onboarding bringer en række fordele, men der kan også opstå udfordringer, hvis processen ikke er planlagt ordentligt.

• Fordele: Medarbejdere føler sig hurtigere trygge i deres roller, produktiviteten stiger, og engagementet forbedres. Onboarding hjælper desuden med at fremme virksomhedskulturen og skabe en fælles forståelse af mål og forventninger.
• Udfordringer: Ufuldstændige eller dårligt strukturerede onboardingforløb kan føre til forvirring, lav motivation og højere personaleomsætning. Det kræver også ressourcer og planlægning at sikre, at processen forbliver effektiv og opdateret.
• Balancen ligger i at automatisere visse dele – som systemadgang og dokumentation – uden at miste det menneskelige aspekt, som er afgørende for trivsel og tilknytning.

Ved at kombinere den menneskelige introduktion med digitale onboardingværktøjer kan virksomheder skabe forløb, der både er fleksible, effektive og engagerende – til gavn for både medarbejder og organisation.