Refusion

Dybdegående forklaring

Refusion spiller en central rolle i håndteringen af fravær og lønudgifter i en organisation. Når en medarbejder ikke kan arbejde på grund af sygdom, barsel eller andet lovligt fravær, udbetaler arbejdsgiveren fortsat løn i en vis periode. Gennem refusion kan virksomheden få dele af disse omkostninger dækket af kommunen eller andre offentlige ordninger. Det sikrer, at fravær ikke bliver en unødvendig økonomisk byrde og gør det lettere at planlægge ressourcer effektivt i workforce management (WFM)-systemer.

• Formål: Reducere virksomhedens økonomiske tab ved længerevarende fravær.
• Juridisk grundlag: Reglerne for refusion findes primært i sygedagpengeloven og barselsloven.
• Proces: HR-afdelingen indberetter fravær og søger refusion gennem selvbetjeningsløsninger som NemRefusion.
• Datahåndtering: Korrekt registrering af timer, fraværstyper og datoer er afgørende for korrekt refusionsansøgning.

For virksomheder, der benytter et digitalt workforce management-system som Timegrip, kan hele refusionsprocessen integreres direkte med løn- og fraværsdata. Dette minimerer manuelle fejl og sparer administrationstid. Ved at automatisere denne del af HR-arbejdet kan organisationen sikre kontinuerlig økonomisk kontrol og effektiv ressourceudnyttelse.

Praktiske anvendelser

I praksis anvendes refusion som et administrativt værktøj, der understøtter både HR og økonomiafdelingen. Når en medarbejder melder sig syg, registreres fraværet i virksomhedens HR- eller WFM-system. Derefter vurderes det, om virksomheden er berettiget til refusion, og en ansøgning sendes automatisk eller manuelt til kommunen. En korrekt håndtering af refusion kræver tæt samarbejde mellem HR, løn og ledelse for at sikre, at både tidsregistrering og dokumentation er fyldestgørende.

• Virksomheden kan ansøge om refusion efter de første 30 dages sygdom (arbejdsgiverperioden) afhængigt af gældende regler.
• Ved barsel kan refusion søges for den løn, der udbetales under den lovpligtige orlov.
• WFM-systemer som Timegrip giver mulighed for at forbinde fraværsdata direkte til refusionssystemer, hvilket styrker overblikket over både personale og økonomi.
• Automatiske rapporter og påmindelser gør det lettere at overholde frister og undgå tabte refusionsbeløb.

Denne digitalisering betyder, at HR-afdelingen kan fokusere på medarbejderpleje og planlægning frem for administrativt papirarbejde.

Fordele og ulemper

Refusion giver virksomheden klare økonomiske og driftsmæssige fordele, men processen kan også indebære visse udfordringer.

• Fordele: Mindre økonomisk pres ved fravær, bedre budgetstyring og øget gennemsigtighed i fraværshåndtering.
• Effektivitet: Automatiseret refusionsstyring via WFM-systemer reducerer risikoen for menneskelige fejl og tidsforbrug.
• Udfordringer: Reglerne for refusion kan være komplekse og ændres løbende. Det kræver, at HR-medarbejdere er opdaterede og at systemerne justeres i takt med lovgivningen.
• Data- og dokumentationskrav: Korrekt og ajourført registrering af fravær er en forudsætning for at kunne modtage refusion uden forsinkelser.

Særligt større virksomheder kan have glæde af at integrere refusionsprocessen i deres WFM-løsning for at sikre fuld automatisk kontrol og effektiv sagsbehandling.