Regelbrud

Dybdegående forklaring

I en WFM- eller HR-kontekst bruges betegnelsen 'regelbrud' til at beskrive situationer, hvor planlægningen, tidsregistreringen eller medarbejderens faktiske arbejdstid bryder med fastsatte regler. Det kan være overtrædelse af arbejdstidsdirektivet, hviletidsbestemmelser, maksimale ugentlige arbejdstimer eller interne virksomhedspolitikker.

• Regelbrud kan ske ved utilsigtede fejl i planlægningen – fx overlap i vagter eller manglende hvileperioder.
• Det kan også være bevidste dispositioner, som når en leder godkender ekstra timer uden for rammerne af gældende aftaler.
• Et automatiseret WFM-system som Timegrip opfanger regelbrud, før de skaber problemer for virksomheden.
• Ved at definere regler i systemet kan HR og planlæggere hurtigt få visuelle advarsler, når brud opstår.
• På den måde understøtter regelbrudsdetektering både compliance, effektivitet og medarbejdertrivsel.

Begrebet er centralt i arbejdstidsstyring, fordi overtrædelse af regler ikke alene kan føre til økonomiske konsekvenser, men også påvirker medarbejdernes arbejdsmiljø og virksomhedens omdømme. Derfor handler håndtering af regelbrud både om kontrol, forebyggelse og læring. I praksis betyder det, at HR og ledere bør forstå årsagerne til regelbruddene og bruge data herfra aktivt i planlægningsprocessen.

Praktiske anvendelser

I praksis fungerer begrebet regelbrud som et styringsværktøj i arbejdstidsplanlægningen. Når et WFM-system som Timegrip er korrekt konfigureret, kan det automatisk identificere og advare om brud på interne eller eksterne regler. Dette giver planlæggere mulighed for at reagere hurtigt og foretage korrigerende justeringer inden vagter godkendes.

• I detail- og servicebranchen kan systemet fx sikre, at unge medarbejdere ikke arbejder udenfor lovlige tidsrum.
• I pleje- og omsorgssektoren overvåges hviletid for at undgå fejl i turnusplaner.
• Ledere kan benytte rapporter over regelbrud som ledelsesværktøj til at forbedre planlægningspraksis.

Derudover kan data om regelbrud bruges i lønkontrol, revisionsspor eller som input til HR-udvikling. På den måde bliver et ellers teknisk begreb et aktivt redskab til kvalitetsstyring i daglig drift.

Fordele og ulemper

At arbejde struktureret med identificering og håndtering af regelbrud har flere tydelige fordele, men også nogle udfordringer der skal balanceres.

• Fordele: Automatiseret opdagelse af afvigelser reducerer risiko for lovbrud, mindsker manuelle fejl og styrker gennemsigtigheden i planlægningen.
• Virksomheden opnår højere kvalitet i data og lettere dokumentation overfor myndigheder eller fagforeninger.
• Medarbejderne oplever mere retfærdig og forudsigelig planlægning, hvilket kan øge trivsel og tillid.
• Udfordringer: For stramme regler i systemet kan hæmme fleksibiliteten og føre til unødvendige blokeringer.
• Desuden kræver korrekt konfiguration og vedligeholdelse af regler tid og løbende opdatering efter ændringer i lovgivning og overenskomster.

Balancen mellem overholdelse og driftssmidighed er derfor afgørende. Et velfungerende WFM-system kan hjælpe med at skabe den rette fleksibilitet uden at gå på kompromis med lovkrav og medarbejderhensyn.