Rolling forecast

Dybdegående forklaring

En rolling forecast bruges til at skabe et mere fleksibelt og virkelighedsnært beslutningsgrundlag, især i organisationer, hvor der er hyppige udsving i efterspørgsel, aktiviteter eller personale. I stedet for at binde planlægningen til en årlig cyklus, opdateres prognosen jævnligt – typisk månedligt eller kvartalsvis – for at give et opdateret billede af fremtiden, ofte 12 måneder frem.

• For bemanding betyder det, at ledere kan forudse behov og reagere tidligt på ændringer i aktivitetsniveau.
• Virksomheden bliver mindre afhængig af forældede budgetter og mere i stand til at planlægge i overensstemmelse med aktuelle tendenser.
• Rolling forecast bygger typisk på dataanalyse, historiske mønstre og realtidsinformation, hvilket øger præcisionen.
• Processen fremmer samarbejde mellem afdelinger, da opdaterede prognoser kræver løbende dialog mellem planlægning, drift og HR.

Metoden bruges ofte som led i workforce management, hvor formålet er at balancere medarbejderressourcer med efterspørgslen. Når forecastet rulles frem måned for måned, får virksomheden en dynamisk model, der giver langt større handlekraft end traditionelle, statiske budgetter.

Praktiske anvendelser

I praksis anvendes rolling forecast i bemandingsplanlægning til at præcisere, hvor mange medarbejdere der er brug for, og hvornår. Det sker især i brancher med sæsonudsving eller store variationer i kundestrømmen, som detailhandel, restauration, sundhedspleje og logistik.

• En leder kan fx kombinere salgsprognoser og arbejdstidsdata for at estimere fremtidigt personale­behov måned for måned.
• Systemer som Timegrip understøtter processen ved at samle data om medarbejdertimer, planlagte vagter og forventet aktivitet, så forecastet opdateres automatisk.
• Rolling forecasts gør det muligt at optimere vagtplaner og reducere overarbejde, fordi planlægningen bliver datadrevet frem for mavefornemmelsesbaseret.

Det praktiske arbejde med rolling forecast kræver tilpasning af interne rutiner. Data skal indsamles og analyseres systematisk, og ansvarlige ledere skal løbende justere planerne, så både budgetter, bemanding og forventet efterspørgsel stemmer overens.

Fordele og ulemper

En af de største fordele ved rolling forecast er fleksibiliteten. Fordi prognosen hele tiden opdateres, kan organisationen reagere hurtigere på markedsændringer eller pludselige forskydninger i kundebehov.

• Øget agilitet: Det giver bedre mulighed for at optimere bemanding og ressourcer.
• Større præcision: Prognoserne bygger på opdaterede data frem for statiske tal.
• Fokus på fremtiden: I modsætning til traditionelle budgetter hjælper rolling forecast ledelsen med at se fremad i stedet for at evaluere fortiden.

Udfordringen ligger primært i implementeringen. Det kræver dataindsigt, teknologiske værktøjer og en kultur, hvor man er vant til at arbejde løbende med justeringer. Uden en disciplineret tilgang risikerer forecastet at blive inkonsekvent eller at kræve for mange manuelle opdateringer. Når det lykkes, skaber det dog et solidt beslutningsgrundlag, der kan gøre workforce management både mere effektivt og forudsigeligt.