Single Sign-On (SSO)

Dybdegående forklaring

I mange organisationer benytter medarbejdere et væld af digitale platforme i løbet af arbejdsdagen – alt fra tidsregistrering og vagtplanlægning til HR-portaler og interne kommunikationsværktøjer. Uden en samlet loginløsning betyder det ofte mange forskellige adgangskoder, der både kan være en tidsrøver og en sikkerhedsrisiko. Her kommer Single Sign-On (SSO) ind i billedet.

• SSO centraliserer loginprocessen. Medarbejderen behøver kun at godkendes én gang for at få adgang til alle nødvendige systemer.
• Systemet baserer sig på en betroet identitetsudbyder (Identity Provider), der står for selve brugergodkendelsen.
• SSO anvendes ofte sammen med sikkerhedsstandarder som SAML eller OAuth, som sikrer krypterede forbindelser og kontrolleret dataadgang.
• I HR og Workforce Management (WFM) giver SSO ledere og medarbejdere hurtig adgang til planlægningsværktøjer, rapportering og medarbejderdata – uden at skulle navigere gennem flere loginprocesser.

Dette har stor betydning for både produktivitet og sikkerhed. Når medarbejdere let kan tilgå systemer, minimeres loginproblemer, og IT-afdelingen sparer tid på nulstilling af adgangskoder. Samtidig reduceres risikoen for usikre loginpraksisser som genbrugte koder eller uautoriserede noter med adgangsoplysninger.

Praktiske anvendelser

I praksis anvendes SSO i HR- og WFM-sammenhæng som et centralt redskab til at forenkle arbejdsgange og øge sikkerheden omkring medarbejderdata. Når løsninger som Timegrip, lønsystemer eller intranet er forbundet via SSO, betyder det, at medarbejdere og ledere får en langt mere sammenhængende digital oplevelse.

• En medarbejder logger ind via virksomhedens identitetsportal og får straks adgang til vagtplaner, ferieanmodninger og lønsedler – alt sammen fra én platform.
• Ledere kan hurtigt skifte mellem systemer for rapportering, godkendelse af timer og vagtstyring uden at logge ind gentagne gange.
• Nye medarbejdere kan hurtigt onboardes, da HR blot aktiverer én brugerprofil i identitetssystemet, som automatisk kobles til alle relevante applikationer.

I virksomheder med mange lokationer eller skiftende personale, som i detailhandel, restauration eller sundhedssektoren, bliver denne struktur særlig værdifuld. SSO forenkler tilgangen til de værktøjer, medarbejderne har brug for, og sikrer samtidig at adgangen lukker automatisk, når en medarbejder forlader virksomheden.

Fordele og ulemper

SSO tilbyder markante fordele – men også enkelte forhold, som organisationer bør overveje ved implementering.

• Fordele:
  • Forbedret brugeroplevelse: Ét login reducerer frustration og sparer tid.
  • Styrket sikkerhed: Central styring mindsker risikoen for svage eller genbrugte adgangskoder.
  • Effektiv brugeradministration: IT- og HR-afdelinger kan hurtigt aktivere eller deaktivere medarbejderadgange.
  • Hurtigere onboarding og offboarding: Administrationen bliver enklere og mere kontrolleret.
• Udfordringer:
  • Afhængighed af ét system: Hvis SSO-løsningen oplever fejl, kan det midlertidigt påvirke adgangen til flere systemer.
  • Implementeringskompleksitet: Opsætning kræver teknisk integration og klar rollefordeling mellem IT- og HR-afdeling.

Overordnet set giver SSO dog langt større værdi end udfordringer, når systemet implementeres korrekt. Det bidrager til et mere sikkert, effektivt og moderne arbejdsmiljø – et centralt element i enhver vellykket WFM- og HR-strategi.