Tilkald

Dybdegående forklaring

I WFM- og HR-sammenhæng bruges begrebet tilkald til at beskrive fleksible løsninger, hvor en virksomhed hurtigt kan imødekomme uforudsete bemandingsbehov. Det kan for eksempel ske, når der opstår sygdom, pludselige travle perioder eller akutte behov for ekstra hænder. I stedet for at omlægge vagtplaner eller overbelaste det faste personale, kan virksomheden aktivere en liste af såkaldte tilkaldemedarbejdere.

• Tilkaldemedarbejdere står typisk til rådighed for at tage ekstra vagter, men har ikke nødvendigvis faste timer.
• Tilkald kan være en del af en fleksibel bemandingsstrategi, hvor virksomheden balancerer mellem driftssikring og omkostningsstyring.
• I mange virksomheder registreres og administreres tilkald gennem digitale WFM-systemer, hvor tilgængelighed, arbejdstid og godkendelse håndteres centralt.
• HR benytter data fra tilkald til at analysere mønstre i fravær, belastningsspidser og personalebehov.
• Tilkald kan være frivilligt fra medarbejderens side, men bør altid ske inden for gældende overenskomster og arbejdstidsregler.

I praksis bliver begrebet et vigtigt redskab for både planlæggere og ledelse, fordi det gør det muligt at opretholde stabil drift uden at øge de faste lønudgifter unødigt. Samtidig kræver det en gennemsigtig og retfærdig håndtering, så medarbejderne oplever lige vilkår og respekt for deres tid.

Praktiske anvendelser

I dag er tilkald en integreret del af moderne workforce management. Virksomheder inden for detailhandel, sundhed, callcentre og hospitality benytter hyppigt tilkald som et styringsværktøj. Digitale systemer som Timegrip gør det nemt at administrere hele processen. For eksempel kan lederen hurtigt sende en tilkaldsforespørgsel ud, og medarbejdere kan acceptere eller afvise direkte via en app. På den måde sikres hurtig respons og minimal koordinationsindsats.

• I detailbranchen bruges tilkald til at reagere på udsving i kundetrafik, fx ved weekendtilbud eller sæsonudsalg.
• I sundhedssektoren er tilkald afgørende for at dække vagter ved sygdom eller akutte patientindlæggelser.
• I service- og restaurationsbranchen giver tilkald mulighed for at dække pludselige behov, f.eks. ved private arrangementer eller uventet travlhed.

Et effektivt tilkaldssystem kræver en opdateret vagtoversigt, klare kommunikationsveje og gennemsigtighed i honorering. Når alt sker digitalt, kan virksomheden samtidig dokumentere arbejdstiden korrekt og sikre, at arbejdstidsbestemmelser overholdes. Tilkald bliver dermed både et fleksibelt og struktureret værktøj, der understøtter den daglige drift.

Fordele og ulemper

Tilkald rummer en række fordele for både medarbejdere og virksomheder, men også potentielle udfordringer, der kræver balance og god planlægning.

• Fordele for virksomheden: Øget fleksibilitet, bedre ressourcestyring og lavere risiko for overbemanding.
• Fordele for medarbejderen: Mulighed for ekstra indtjening og fleksible arbejdstider, der kan tilpasses individuelle behov.
• Udfordringer: Kan skabe usikkerhed om arbejdstid og indkomst for medarbejdere, og for virksomheden kan gentagne tilkald signalere utilstrækkelig planlægning.
• Løsning: Klare politikker, transparente processer og digitale værktøjer, som sikrer fair håndtering og nem kommunikation mellem ledelse og medarbejdere.

Tilkald fungerer bedst, når det anvendes som et supplement til en solid vagtplanlægning, ikke som en erstatning. Med den rette strategi kan tilkald styrke både fleksibilitet og trivsel i organisationen.