Time-on-task (tidsforbrug pr. opgave)

Dybdegående forklaring

Begrebet time-on-task (tidsforbrug pr. opgave) bruges som et nøgletal i workforce management, hvor man ønsker at forstå, hvor meget tid en medarbejder reelt bruger på specifikke opgaver eller projekter. Formålet er at danne et datagrundlag, der gør det muligt at optimere planlægning, ressourcestyring og produktivitet.

• Time-on-task giver indsigt i arbejdsprocesser og hjælper med at identificere ineffektive rutiner eller unødvendige flaskehalse.
• Dataen kan bruges til at sammenligne planlagt tid versus faktisk anvendt tid og dermed forbedre fremtidige estimeringer.
• Ved at registrere timer nøjagtigt får ledere et mere realistisk billede af arbejdsbyrden og kan fordele opgaver mere retfærdigt.
• Time-on-task er særligt relevant i brancher, hvor service, produktion eller detail kræver detaljeret tidsregistrering på opgaveniveau.

For virksomheder, der arbejder med bemandingsplanlægning, er nøjagtig tidsregistrering afgørende for at vurdere effektiviteten i teamet. Når medarbejdernes tidsforbrug på konkrete opgaver måles og analyseres, bliver det tydeligere, hvor der er behov for træning, procesforbedringer eller justering af bemandingsgraden.

Praktiske anvendelser

I praksis anvendes time-on-task typisk gennem digitale systemer til tidsregistrering, som automatisk måler, hvor længe en medarbejder beskæftiger sig med en opgave. I mange organisationer integreres denne funktion med planlægnings- og lønsystemer, så alle data samles ét sted.

• Ledere kan analysere data over tid for at vurdere, om den faktiske tidsanvendelse stemmer overens med planlagte normtider.
• Medarbejdere kan bruge registreringer til at dokumentere deres opgaver og vise, hvordan deres arbejdstid er anvendt.
• Ved hjælp af værktøjer som Timegrip bliver det lettere at følge time-on-task i realtid og reagere hurtigt, hvis en opgave tager længere tid end forventet.

Et konkret eksempel kan være en butik, hvor medarbejderne skal fordele deres timer mellem kundeservice, vareopfyldning og administrative opgaver. Gennem måling af time-on-task kan ledelsen se, om fordelingen matcher virksomhedens mål – og justere bemandingen derefter.

Fordele og ulemper

Måling af time-on-task har flere fordele, men også nogle udfordringer, som organisationer skal være opmærksomme på.

• Fordele: Forbedret planlægning, præcise tidsestimeringer og øget gennemsigtighed i forhold til ressourceforbrug. Det kan reducere spildtid og skabe bedre balance mellem opgaver.
• Ulemper: Overdreven fokus på tidsmåling kan virke kontrollerende og mindske trivsel, hvis det ikke håndteres transparent og med tillid. Derudover kræver det en vis administrativ indsats at vedligeholde nøjagtige registreringer.

Den største gevinst opnås, når time-on-task-data bruges konstruktivt – som et redskab til læring og forbedring frem for kontrol. Når medarbejdere forstår formålet og ser resultaterne anvendt positivt, styrkes både engagement og effektivitet.