Undertimer

Dybdegående forklaring

Ved registrering eller beregning af timer opstår undertimer, når en medarbejders faktiske arbejdstid ligger under den forventede arbejdstid i en given beregningsperiode. Det kan skyldes sygdom uden løn, deltidsarbejde, ændrede arbejdsplaner eller fejl i tidsregistreringen. Undertimer er et centralt begreb i workforce management, fordi det sikrer gennemsigtighed i planlægning og lønproces.

• Undertimer viser forskellen mellem planlagte og faktisk udførte timer, og er et vigtigt kontrolpunkt for ledere og HR.
• De danner grundlag for korrekt lønudbetaling og ferie-/afspadseringsberegning.
• Ved at følge undertimer kan virksomheden identificere mønstre i bemanding, fx over- eller underdækning i perioder.
• Systematisk håndtering af undertimer reducerer fejl og administrative opfølgningsopgaver.

I moderne tidsregistreringssystemer som Timegrip bliver undertimer registreret automatisk, når medarbejderen tjekker ind og ud via app eller terminal. Dette gør det let at danne overblik over både individuelle og samlede arbejdstimer på tværs af afdelinger. Dermed skabes et retfærdigt og datadrevet grundlag for planlægning og lønbehandling.

Praktiske anvendelser

I praksis bruges undertimer som en aktiv del af den daglige planlægning og opfølgning. Når arbejdstiden registreres digitalt, kan systemet automatisk beregne differencen mellem normtid og faktisk arbejdstid. Dette hjælper ledere med at reagere hurtigt, hvis bemandingen ikke stemmer overens med behovet.

• Ved lønkørsel sikrer undertimer, at medarbejdere bliver aflønnet korrekt i forhold til deres reelle arbejdstid.
• Ved ugentlig eller månedlig opfølgning kan undertimer hjælpe med at justere fremtidige vagtplaner for at sikre optimal bemanding.
• I virksomheder med fleksibel arbejdstid bruges undertimer ofte i sammenhæng med afspadseringskonti, hvor timer enten skal indhentes eller udlignes over tid.
• Ledelsen kan bruge data om undertimer til at evaluere produktivitet, medarbejdertrivsel og ressourceudnyttelse.

Digital tidsregistrering gør det nemt at håndtere undertimer i realtid, hvilket mindsker risikoen for misforståelser og giver både medarbejdere og ledere et fælles overblik over arbejdstimer og retmæssig kompensation.

Fordele og ulemper

At registrere og følge op på undertimer har flere fordele – både for virksomheden og medarbejderen.

• Fordele: Øget gennemsigtighed og retfærdighed i tidsregistreringen styrker tilliden mellem medarbejdere og ledelse. Korrekt håndtering af undertimer sikrer også, at løn og feriegrundlag bliver nøjagtige.
• Effektiv planlægning: Ved at kende antallet af undertimer kan planlæggerne fordele fremtidige vagter mere præcist og undgå over- eller underbemanding.
• Administrative besparelser: Automatisering af registreringen sparer tid, reducerer fejl og letter HR’s arbejde.
• Udfordringer: Hvis data ikke registreres korrekt, kan undertimer give et misvisende billede af den samlede arbejdstid. Det kræver derfor tydelige retningslinjer og løbende opfølgning.

En veldefineret proces omkring undertimer bidrager til både driftsstabilitet og medarbejdertilfredshed, fordi alle parter ved præcis, hvordan arbejdstiden håndteres og afregnes.