Vis samlede omkostning

Dybdegående forklaring

Begrebet ‘Vis samlede omkostning’ bruges til at give et helhedsbillede af de økonomiske konsekvenser ved planlagt eller faktisk bemanding. I en WFM-kontekst gør funktionen det muligt for ledere at se, hvor meget en bemanding, et skift eller en afdeling koster – ikke kun i bruttoløn, men i alt, hvad der knytter sig til medarbejderens arbejdstid.

• Det inkluderer både faste og variable løndele som grundløn, tillæg, overtid og bonus.
• Der tages ofte højde for sociale omkostninger som pension, feriepenge og arbejdsgiverafgifter.
• Data trækkes typisk direkte fra tidsregistrerings- eller lønsystemer, hvilket giver præcise og opdaterede tal.
• Formålet er at give beslutningstagere et realistisk billede af de økonomiske effekter ved bemanding og planlægning.

Ved at visualisere de samlede omkostninger bliver det tydeligt, hvor ressourcerne anvendes, og om bemandingen matcher virksomhedens budgetrammer. I HR-sammenhæng understøtter det arbejdet med at optimere lønbudgetter og analysere lønandelens betydning for virksomhedens samlede omkostninger. ‘Vis samlede omkostning’ fungerer derfor som et styringsværktøj, der forbinder de økonomiske mål med den operative planlægning af medarbejdere.

Praktiske anvendelser

I praksis benyttes ‘Vis samlede omkostning’ som en funktion i mange WFM-systemer, herunder Timegrip, hvor den giver ledere og controllere et konkret beslutningsgrundlag. Funktionen anvendes i forbindelse med bemandingsplanlægning, budgettering og løbende opfølgning. For eksempel kan en teamleder hurtigt vurdere, om et ekstra skift eller udvidet åbningstid er økonomisk forsvarlig, før beslutningen træffes.

• Ved vagtplanlægning vises de samlede omkostninger pr. afdeling eller dag, så man kan sammenligne perioder og justere bemandingen derefter.
• I HR anvendes tallet til at udarbejde månedlige rapporter over faktiske omkostninger kontra budget, hvilket sikrer økonomisk styring på tværs af organisationen.
• I detail og servicebranchen kan funktionen hjælpe med at holde lønudgifterne på linje med omsætningen i perioder med svingende aktivitet.

Ved at kombinere data fra WFM-systemet med andre økonomiske rapporter får virksomheden et mere komplet overblik over, hvordan arbejdstiden påvirker bundlinjen.

Fordele og ulemper

Når virksomheder arbejder med ‘Vis samlede omkostning’, får de en række fordele, men også enkelte udfordringer, som bør adresseres.

• Fordele: Gennemsigtighed i omkostningsstrukturen skaber bedre beslutningsgrundlag. Det bliver lettere at optimere ressourcer og reducere spildtid, fordi man ser de økonomiske konsekvenser af ændringer i bemandingen. HR og ledelse kan handle proaktivt og matche personaleforbruget med budget og drift.
• Udfordringer: Hvis data ikke er ajourførte eller korrekt integreret fra lønsystemet, kan de viste omkostninger blive misvisende. Det kræver også, at brugerne forstår, hvordan tallene er sammensat, så de tolker informationen rigtigt. Endelig kan der være behov for løbende vedligehold og konfigurering, når regler eller lønstrukturer ændres.

Samlet set giver ‘Vis samlede omkostning’ et solidt fundament for økonomisk kontrol i workforce management og hjælper organisationer med at træffe beslutninger baseret på fakta frem for mavefornemmelser.