Maxi Zoo sparer over 300 arbejdstimer årligt med Timegrip og MinRefusion
"På en måned sparer jeg ca. 25 timer bare på refusionssøgninger. Timegrip har klart gjort det lettere i hverdagen. Det har frigivet tid til andre opgaver."
Sådan siger Nanna Brink, lønspecialist hos Maxi Zoo . Med omkring 800 medarbejdere i Danmark, som både er timelønnede, månedslønnede, overenskomst- og funktionæransatte, står hun med et omfattende ansvar for lønudbetaling og refusionssøgninger.
Maxi Zoo, som forhandler foder og udstyr til kæledyr, har i mere end 11 år benyttet Timegrip til vagtplanlægning og tidsregistrering. Især butikscheferne og medarbejderne anvender softwareløsningen hver dag til at planlægge vagter, registrere arbejdstid og søge om ferie og fri.
Men for Nanna og HR-teamet er det ikke kun mulighederne for vagtplanlægning og den præcise tidsregistrering af medarbejdernes arbejdstid, der letter arbejdet. Det er især integrationen mellem Timegrip og MinRefusion, som i løbet af det seneste år har transformeret deres måde at håndtere refusioner på.
En skræddersyet løsning til en kompleks virkelighed
I maj 2024 blev integrationen mellem Timegrip og MinRefusion sat i drift hos Maxi Zoo. Ifølge Nanna var det ikke kun en hurtig implementering, men også en løsning, der præcist ramte deres behov:
"Vi søgte en løsning, der fungerede bedre end den, vi havde. MinRefusion blev nævnt på et ERFA-møde, og derfra gik det stærkt. Jeg tror, vi var i gang inden for 14 dage. Det var virkelig effektivt."
Medarbejderfravær i form af sygdom og barsel er en fast del af hverdagen i en virksomhed af Maxi Zoos størrelse. Tidligere blev refusioner indtastet og behandlet manuelt. Det var en opgave, der både var tidskrævende og forbundet med stor risiko for fejl, særligt i sager med nyansatte eller voksenelever.
Takket være integrationen hentes fraværsdata nu automatisk via API fra Timegrip. MinRefusion håndterer alt fra beregning til ansøgning og dokumentation. Det betyder ikke kun mindre manuelt arbejde, men også større sikkerhed og korrekthed i refusionssagerne.
Fra sikker tidsregistrering til korrekte refusioner
Selvom mange arbejdsgange er automatiseret, oplever Maxi Zoo stadig et nærværende og pålideligt samarbejde:
"Det, som jeg har været særlig glad for er, at MinRefusion spørger, hvis der er tvivl. Det giver tryghed. Og når vi har ønsket ændringer, som at få afdelingsnumre og lønkoder på rapporter, så blev det løst hurtigt. Det er virkelig en samarbejdsform, der fungerer."
Data flyder nemt og sikkert fra Timegrip til MinRefusion, uden at lønkontoret skal ind og kontrollere hver eneste sag. Registreres fravær korrekt i Timegrip, klarer MinRefusion resten. Med sikre data fra Timegrip og den automatiske overførsel til MinRefusion, slipper bogholderiet for den administrative byrde, og modtager samtidig de nødvendige bilag til regnskabet.
Mærkbare resultater – både i tid og økonomi
Effekten af integrationen er til at tage og føle på. På blot ét år har MinRefusion håndteret 464 sager og hentet mere end 4,1 millioner kroner hjem i refusioner for Maxi Zoos medarbejdere, som primært har været relateret til sygdom og barsel.
"På en måned sparer jeg ca. 25 timer bare på refusionssøgninger. De har klart gjort det lettere i hverdagen og frigivet tid til andre opgaver."
Refusionsarbejdet er ikke blot reduceret, men er i mange tilfælde helt fjernet. Opgaver, som før lå tungt på lønspecialisten, er nu outsourcet og automatiseret. Det giver plads til at bringe andre opgaver hjem, som tidligere måtte placeres hos andre kollegaer i HR-teamet.
Se hvilke integrationer vi tilbyder
Fra vagtplan og tidsregistrering til refusion – ét samlet flow
Timegrip har gjort det let at holde styr på alt fra vagtplanlægning til tidsregistrering. Maxi Zoos medarbejdere kan selv tjekke deres vagtplaner og stemple ind og ud via appen, mens butikschefer planlægger skemaer med overholdelse af arbejdstidsregler og overenskomster.
Når fravær opstår, bliver det registreret direkte i Timegrip og flyder automatisk videre til MinRefusion. HR-teamet og lønmedarbejdere kan følge med i realtid og trække præcise rapporter, hvilket gør det muligt at være på forkant med fravær og sikre korrekt refusion.
Integrationen mellem Timegrip og MinRefusion sørger derfor for, at fraværsdata automatisk indhentes på baggrund af registreringer i Timegrip. MinRefusion indberetter fraværet til NemRefusion, når det opfylder de rette betingelser for refusion, og efterfølgende udbetales refusionen.
Et fremtidssikret samarbejde
Samarbejdet mellem Timegrip og MinRefusion har givet Maxi Zoo et robust fundament for både nuværende og fremtidige behov. Med brugervenlige systemer og en fleksibel tilgang fra begge leverandører, føler Nanna Brink sig i trygge hænder:
"Alle parter har holdt, hvad de lovede. Forventningerne var høje – men de er blevet indfriet. Jeg er positivt overrasket over, hvor lidt jeg behøver at være inde over. Det kører bare."
I en travl hverdag, hvor tid er en mangelvare, har Timegrip og MinRefusion gjort det muligt for Maxi Zoo at arbejde smartere, hurtigere og mere sikkert til glæde for både medarbejdere, butikschefer og lønkontoret.
Spar arbejdstimer med Timegrip, og få tid til det, der betyder noget. Kontakt os i dag for en uforpligtende samtale.
