Mere effektive processer og kontrol med personaleomkostninger

Westfalen Weser Netz GmbH driver regionale distributionsnet til el, naturgas og vand i et kommunalt fællesskab. Med 4PLAN har virksomheden kunnet gøre sin planlægning af personaleomkostninger mere præcis og samtidig fleksibelt tilpasse sig de særlige krav, der gælder for en reguleret netoperatør.

Om Westfalen Weser Netz

Westfalen Weser Netz GmbH er et datterselskab af det kommunalt ejede Westfalen Weser Energie GmbH & Co. KG og har ansvaret for driften af regionale distributionsnet til el, naturgas og vand. Med omkring 1.100 medarbejdere, forsyner virksomheden 57 byer og kommuner som ejere samt yderligere 24 kommuner som koncessionsgivere. Westfalen Weser er samtidig en vigtig partner, når det gælder nettilslutninger og integration af vedvarende energi i forsyningsnettet.

”Med 4PLAN er afvigelser i planlægningen af personaleomkostninger i bund og grund blevet til den mindste udfordring. En detaljeret afvigelsesanalyse er altid mulig, hvilket gør det nemt at forstå årsagerne. Ofte skyldes afvigelserne blot ændrede mængdekrav.”

- Thomas Gries, HR-Controller

Kompleks personaleplanlægning under regulatorisk pres

Som reguleret netoperatør står Westfalen Weser Netz GmbH over for særlige udfordringer: Netafgifterne er statsligt regulerede og underlagt stadigt skærpede effektivitetskrav. Det skaber et vedvarende pres for optimering af personaleplanlægningen.

Konkret viste der sig følgende problemer:

• Stort pres på effektivisering og besparelser i personaleomkostningerne.
• Behov for allerede i planlægningsfasen at indtænke personalereduktion – uden at vide, hvilke konkrete stillinger det ville berøre.
• Uoverensstemmelse mellem omkostningsfordeling og den organisatoriske struktur.
• Før 4PLAN: Tunge Excel-beregninger af personaleomkostninger, lav fleksibilitet og svære afvigelsesanalyser.

Præcis planlægning af personaleomkostninger med 4PLAN

Westfalen Weser Netz GmbH valgte 4PLAN for at kunne håndtere de komplekse krav til planlægning af personaleomkostninger mere effektivt. En vigtig funktion var muligheden for at arbejde med såkaldte ”negative NNs” i planlægningen – altså stillinger, der skal nedlægges, uden at det er afgjort, hvilke konkrete medarbejdere det berører.

Centrale funktioner:

• Fleksibel planlægning med “negative NNs” til at håndtere planlagt personalereduktion.
• Dobbelt fordelingsstruktur: mulighed for at afbilde både organisationsstruktur og omkostninger parallelt.
• Hurtig opdatering af data, så nye planer kan udarbejdes på kort tid.
• Detaljerede rapporter over medarbejderantal og måltal som K-værdier og medarbejderkapacitet (FTE).
• Gennemsigtige planlægningsniveauer helt ned på medarbejderniveau.

Pålidelige resultater med markant tidsbesparelse

Ved at implementere 4PLAN har Westfalen Weser Netz GmbH markant forbedret og effektiviseret planlægningen af personaleomkostninger.

Konkrete fordele:

• Betydelig reduktion af afvigelser mellem planlagte og faktiske personalkomkostninger.
• Klare tids- og ressourcebesparelser ved udarbejdelse af prognoser og planer.
• Hurtigere og mere fleksibel tilpasning til ændrede krav.
• Større sikkerhed i planlægning og styring gennem præcis afbildning af processer.
• Bedre gennemsigtighed i ændringer gennem detaljeret lagring af planlægningsdata på medarbejderniveau.

Fremtiden for Westfalen Weser Netz

I fremtiden planlægger virksomheden planlægger at indføre yderligere KPI’er inden for HR og tage 4PLANs dashboard-teknologi i brug. På længere sigt er det også målet at implementere workflows – for eksempel til tilbagevendende træningsforløb og automatiserede påmindelser.