Oberberg Klinikkerne halverer deres tidsforbrug på vagtplanlægning

Oberberg Klinikkerne er den førende sammenslutning af private specialklinikker inden for psykiatri, psykosomatik og psykoterapi i den tysktalende del af Europa. Med implementeringen af 4PLAN har virksomheden moderniseret sine processer for vagtplanlægning og samtidig markant forbedret datakvaliteten.

Om Oberberg Klinikkerne

Oberberg Klinikkerne tilbyder på en række lokationer i Tyskland åbne, individuelle og intensive behandlingsforløb for børn, unge og voksne. Med omkring 1.600 medarbejdere kombinerer klinikfællesskabet moderne psykiatrisk og psykologisk behandling med veldokumenterede metoder og et eksklusivt behandlingsmiljø.

"Med implementeringen af 4PLAN har vi kunnet gøre vores processer mere effektive. Datakvaliteten og tilgængeligheden af personaledata er blevet væsentligt forbedret. Værktøjet er i dag helt uundværligt i vores daglige drift.”

- Jutta Heitchen-Pabst, HR-controller

Udfordringer ved en voksende virksomhed

Med den kraftige vækst i Oberberg Klinikkerne nåede den hidtidige, Excel-baserede vagtplanlægning sine grænser. Resultatet var et højt administrativt tidsforbrug, øget risiko for fejl og stigende utilfredshed i controlling-teamet.

De konkrete udfordringer var:

• Højt ressourceforbrug hos højt kvalificerede medarbejdere på grund af manuelle administrative opgaver
• Usikker datakvalitet i spredte Excel-ark
• Manglende gennemsigtighed til at træffe præcise beslutninger
• Behov for en skalerbar, databasebaseret løsning

Implementering af en skalerbar løsning med 4PLAN

Efter en grundig analyse faldt valget på 4PLAN – et system, der opfylder både de tekniske og de faglige krav hos Oberberg Klinikkerne.

Centrale funktioner:

• Import af faktiske data fra lønsystemet (CSV / integration)
• Understøttelse af individuelle behov som omkostningsfordeling, bonusplanlægning og interne afregninger
• Selvkonfigurerbare dashboards
• Uafhængig administration af løsningen i controlling-teamet
• Stillingsstyring, simulationer og analyser på tværs af hele koncernen
• Håndtering af overenskomstlogikker og rapportering på tværs af udvalgte eller alle klinikker

Implementeringen blev gennemført i tæt samarbejde med S4U og indledt med fælles workshops omhandlende kravsspecifikationer. Set i bakspejlet blev dashboards først introduceret sent i processen – en udfordring, der sidenhen er løst med standardløsninger.

50 % mindre tidsforbrug – bedre data og tydeligere processer

Med 4PLAN har Oberberg Klinikkerne kunnet reducere tidsforbruget til vagtplanlægning med 50 % – samtidig med en markant forbedring af datakvaliteten.

Opnåde forbedringer:

50 % tids- og omkostningsbesparelse i planlægningsprocessen

Betydeligt højere datakvalitet og hurtigere analyser

Hurtigere ad hoc-analyser og standardrapporter

Tydeligere opgavefordeling mellem HR-controlling og økonomicontrolling

Højere medarbejdertilfredshed ved at fjerne rutineprægede, manuelle opgaver

Optimerede processer, fx i forbindelse med godkendelse af lønudbetalinger

Fremtiden for Oberberg Klinikkerne

Implementeringen af 4PLAN skaber samtidig et solidt fundament for yderligere digitalisering af HR-området. På roadmap’en står blandt andet:

• Integration af stillingsplanlægning
• Udvidelse af godkendelsesworkflows (flere niveauer af godkendelser)
• Historik på registreringer for øget revisionssikkerhed