Timegrip og Synoptik øger produktivitet år efter år

Med næsten 500 butikker og over 5.000 daglige brugere i Timegrip-systemet i Skandinavien, er Synoptik en af de største aktører i optikerbranchen. I over 15 år har optikerkæden anvendt Timegrip som Workforce Management-løsning, hvilket har ført til et partnerskab, hvor fælles udvikling og gensidig sparring skaber resultater af høj kvalitet.

”Timegrip er en nøglespiller i vores konstante jagt på øget produktivitet,” fortæller Mikkel Bro, IT-direktør hos Synoptik i Skandinavien.

Før Timegrip var Synoptiks vagtplanlægning baseret på interne løsninger med begrænset funktionalitet. De tidligere systemer understøttede hverken komplekse overenskomster, fleksible arbejdstidsmodeller eller muligheden for effektiv bemandingsstyring mellem butikker og lande. Behovet for et mere avanceret og skalerbart system, der kunne løse Synoptiks udfordringer på tværs af landegrænser, var voksende.  Derfor kontaktede optikerkæden Timegrip.

Det skulle vise sig, at Timegrip var mere end en Workforce Management-løsning. Det blev en samarbejdspartner, der kunne matche Synoptiks behov og understøtte høje ambitioner om forbedrede produktivitetsmål.  

”Optiker på distance” som strategisk løft

En af de vigtigste funktioner, der er opstået ud af samarbejdet, er det, Synoptik kalder ”Optiker på distance”. Funktionen gør det muligt at gennemføre synsprøver via video, hvor kunden og optikeren altså ikke behøver at befinde sig i samme rum – eller endda samme land.

I dag foretager Synoptik hver måned over 5.000 synsprøver i Sverige alene via denne løsning, og hver eneste booking er styret gennem Timegrip. Medarbejderne i butikken skal blot sikre, at kunden føler sig godt tilpas, mens optikeren tilkobles eksternt.

Denne funktion har især været efterspurgt grundet den store mangel på optikere i Skandinavien. Funktionen er derfor ikke udelukkende en digital og innovativ løsning, men også et strategisk svar på manglende optikere og høj efterspørgsel. 

”Det her er en kompleksitet, der er bygget op over længere tid, og Timegrip har været en væsentlig del af at få det til at fungere”, siger Mikkel og fremhæver, hvordan løsningen har gjort det muligt at tænke ressourcestyring langt ud over den enkelte butik og butikschefs ansvarsområde.

Mere end tidsregistrering og vagtplanlægning

Samarbejdet mellem Synoptik og Timegrip bygger ikke længere udelukkende på tidsregistrering, vagtplanlægning og kontrol over bookinger. Det bygger på gensidig tillid og modet til at udfordre hinanden.

Gennem årene er der opstået en kultur, hvor ideer og forretningsmæssige udfordringer ikke blot bliver håndteret, men bliver brugt som springbræt til innovative løsninger. Mikkel beskriver det som en rejse, hvor Timegrip er gået fra at være en leverandør, der udførte opgaver på bestilling, til at være en aktiv sparringspartner, der kommer med egne forslag, stiller kritiske spørgsmål og bidrager med erfaringer fra andre brancher og markeder.

”Tidligere bad vi jer udføre en opgave baseret på vores kravspecifikation. I dag forventer vi, at I også bruger jeres egne kompetencer og erfaringer. Og det gør I i stor grad”, siger Mikkel.

Netop denne tilgang har blandt andet ført til udviklingen af specialmoduler til brug i forskningssamarbejder, som for eksempel Synoptiks igangværende projekt omkring grøn stær, hvor kun særligt udvalgte butikker kan tilbyde udvidede synsprøver til dette formål. Timegrip er her med til at sikre, at bookinger, ressourcer og data bliver håndteret korrekt og effektivt uden flere manuelle arbejdsprocesser.

Et fælles fokus på produktivitet

Produktivitet er ikke blot en ambition hos Synoptik. Det er en måleenhed, der gennemsyrer alle arbejdsgange og strategier hos virksomheden.

Antallet af synsprøver per optiker, tidsforbrug på undersøgelser og evnen til at flytte medarbejdere på tværs af butikker, kæder og byer er alt sammen faktorer, der løbende analyseres og optimeres. Her spiller Timegrip en central rolle som datakilde.

Med integrationen til Synoptiks BI-system skaber Timegrip muligheden for, at Synoptik får adgang til den nødvendige data i realtid. 

”Antallet af synsprøver er absolut et af de vigtigste tal, vi overhovedet følger på daglig plan. Det er udelukkende Timegrip, der giver adgang til disse data,” fortæller Mikkel og uddyber, at Timegrip er blevet deres vigtige kilder til datadrevet ledelse:

Timegrip er rygraden i den daglige drift hos Synoptik

Timegrips løsning dækker i dag alle aspekter af Workforce Management i Synoptik, lige fra vagtplanlægning og ferieanmodninger til integration med booking- og journalsystemer.

Medarbejderne bruger Timegrips app til at holde styr på deres vagter, anmode om fravær og kommunikere med deres ledere. 

”Tager man ud og besøger en Synoptik-butik, så har de to skærme stående tændt hele tiden. Og jeg er sikker på, at den ene altid er logget ind i Timegrip-systemet. Simpelthen fordi systemet er en del af enhver hverdagen”, afslutter Mikkel.

Et besøg i Synoptiks butikker bekræfter hurtigt, hvor dybt forankret løsningen er i hverdagen. Christoffer Myrhøj, der er butikschef i Synoptik Aalborg Storcenter, bruger Timegrip hver dag, hvor opgaverne spænder bredt fra timeregistrering af medarbejdere til oprettelse af vagtplaner. Gennem TG appen får hans team det fulde overblik over arbejdsdagen og kan nemt checke ind og ud af deres vagter.

”Timegrip er et meget vigtigt værktøj i mit arbejde. Uden det, vil mit arbejde og min hverdag være langt mere besværlig”, fortæller Christoffer og uddyber, at han gennem Timegrip sikrer, at hans medarbejdere arbejder det rigtige antal timer og får det ferie og fri, som de er berettiget.

Samtidig går målene om øget produktion helt ud til hver enkelt Synoptik-butik, hvor Timegrip spiller en nøglerolle i at bidrage med sikre og pålidelige data. Gennem nøjagtige registreringer i Timegrip kan Synoptik bruge dataindsigterne aktivt i vagtplanlægningen og butiksdriften.

”Timegrip hjælper os helt klart med at øge produktiviteten. Vi kan præcist se i kundetælleren, hvornår der er kunder i butikken, og vi har adgang til historiske data, så vi kan se mønstre fra tidligere år. Det giver mig mulighed for at planlægge fremad og vide, hvornår kundestrømmen begynder at tage til igen – og så ved vi, at det er tid til at få flere hænder på arbejde”, afslutter Christoffer.

Ønsker du også at øge produktiviteten og tage datadrevne beslutninger? Kontakt os i dag for en uforpligtende samtale.