Timegrip optimerer hverdagen for Louis Nielsen
Den danske optikerkæde Louis Nielsen har benyttet Timegrip til vagtplanlægning, tidsregistrering og HR-administration for deres 900 medarbejdere i Danmark siden 2008. Payroll Manager Tina Mærsk Kjellerup er særligt glad for Timegrips håndtering af overenskomster, muligheden for opgavedeligering, og at løsningen skaber overblik for ledere og medarbejdere i kædens 79 butikker.
”Der er virkelig mange gode ting at sige om Timegrip,” siger Tina Mærsk Kjellerup, Payroll Manager hos optikerkæden Louis Nielsen. Optikerkæden er en familiejet virksomhed, som blev grundlagt i Aalborg i 1978.
Succes med tidsregistrering
I 2008 valgte Louis Nielsen Timegrip (tidligere TimePlan) som løsning til at styre butikkernes vagtplanlægning og tidsregistrering.
Inden implementeringen af Timegrip blev vagtplanlægning og tidsregistrering håndteret manuelt i Excel-ark, der blev sendt fra butikkerne til hovedkontoret. Denne proces var både tidskrævende og medførte risiko for manuelle fejl.
Den tidskrævende manuelle tidsregistrering måtte udskiftes med et digitalt alternativ.
Med Timegrip blev hele processen digitaliseret, hvilket betød færre fejl og langt bedre overblik over medarbejderes arbejdstid, vagtplaner og lønudbetalinger.
”Fejlene er blevet væsentligt færre. Derudover har vi fået sat vores overenskomster op i Timegrip. Det vil sige, at når man planlægger en vagt og holder tælleværkerne i systemet grønne, så ved vi at reglerne bliver overholdt og de tillæg, der måtte være, bliver beregnet korrekt,” siger Tina Mærsk Kjellerup, som tilføjer, at Timegrip øger kvaliteten af lønberegningen.
Tidsbesparende administration med Timegrip
Timegrip har vist sig at være en alsidig løsning for Louis Nielsen, der strækker sig langt ud over traditionel vagtplanlægning. En af de væsentlige fordele er muligheden for at håndtere kørselsgodtgørelse direkte i systemet, hvilket forenkler processen og reducerer behovet for separate værktøjer.
"Kørselsgodtgørelsen er et vigtigt element, men også det, at vi kan udarbejde vores journaler og bruge medarbejderstamkortet til andet end bare kontrakter", uddyber Tina Mærsk Kjellerup.
Med Timegrip har Louis Nielsen vagtplanlægning, tidsregistrering og HR administration samlet i ét system. Især funktioner som tjekskemaer ser Tina Mærsk Kjellerup store fordele i. Samtidig skaber systemet mulighed for, at de nødvendige skriftlige dokumenter oprettes og administreres centralt, når opgaver delegeres i butikkerne.
Ved at samle disse funktioner i ét system har Louis Nielsen således både effektiviseret administrative processer samt forbedret overblikket og kontrol over forskellige aspekter af medarbejderstyringen. Dette har resulteret i en mere strømlinet drift og frigjort tid til andre vigtige opgaver.
Smidig vagtplanlægning og tidsregistrering for både ledelse og medarbejdere
En af de vigtigste faktorer for Louis Nielsen i deres Workforce Management er, at Timegrip-systemet er brugervenligt og skaber overblik – både for butikschefer og medarbejdere.
"Systemet skal ses som en helhed, og det starter jo ude i butikkerne, hvor dagene skal planlægges," forklarer Tina.
Med Timegrip får butikscheferne et klart visuelt overblik over vagtplanlægningen, hvem der er på arbejde, og om der er de rette kompetencer til stede. Dette er særligt vigtigt i en virksomhed som Louis Nielsen, hvor det rette antal af både optikere og assistenter skal være til stede for at sikre en optimal kundeservice.
For medarbejderne i butikkerne gør Timegrip-appen adgang til vagtplaner og tidsregistrering nemmere.
Tina Mærsk Kjellerup er desuden meget glad for Timegrips support lige fra den første implementering af løsningen til den daglige drift i dag.
"Vi er blevet hjulpet hele vejen, og supporten har altid været rigtig god," siger Tina Mærsk Kjellerup og fremhæver samarbejdet med både Marianne og Lilian fra Timegrip. Med hurtig hjælp og løbende tjek-op sikrer Timegrip, at systemet altid fungerer optimalt til styring af vagtplanlægning, tidsregistrering og meget mere.
For Louis Nielsen handler partnerskabet ikke kun om et velfungerende system, men om en samarbejdspartner, der forstår deres behov og skaber skræddersyede løsninger. Det er en af de flere fordele, Louis Nielsen har opnået gennem et mangeårigt samarbejde med Timegrip.
Louis Nielsen er i de senere år vokset i samarbejde med den engelske koncern Specsavers. Louis Nielsen er kendt for deres store udvalg af briller og kontaktlinser og engagement i øjensundhed. Blandt andet har virksomheden lanceret Synshjælpen med Dansk Folkehjælp, der årligt giver gratis synstest og briller til 1.200 udsatte danskere.
Flere år i træk har Louis Nielsen både har været nomineret til og vundet titlen som den bedste arbejdsplads i Danmark af Great Place to Work.
Ønsker du også at reducere jeres administrative byrde? Kontakt os i dag for en uforpligtende samtale.
