Single Source of Truth (SSOT)

Dybdegående forklaring

I mange organisationer findes data om medarbejdere, arbejdstider og løn på tværs af flere systemer – HR, planlægningsværktøjer, økonomisystemer og rapportering. Det gør det svært at sikre, at alle arbejder ud fra de samme informationer. Begrebet Single Source of Truth (SSOT) handler om at samle og styre data ét sted, så der er en entydig, opdateret sandhed om virksomhedens data.

• SSOT eliminerer dobbeltregistreringer og manuelle fejl, fordi information kun skal opdateres ét sted.
• Det skaber klarhed og tillid, så både ledere og medarbejdere ved, at de ser de korrekte data.
• Det gør rapportering og beslutningstagning mere præcis og effektiv.
• I en WFM-kontekst betyder det f.eks., at arbejdstimer, fravær og vagtplanlægning henter data fra den samme kilde – hvilket reducerer fejl i lønkørsler og planlægning.

Når SSOT implementeres, bliver data governance og dataflow ofte mere strømlinet. Det kræver klare processer for, hvem der opdaterer data, og hvordan ændringer synkroniseres. I moderne WFM-løsninger, som eksempelvis dem der bruges til personalestyring og tidsregistrering, er SSOT et afgørende princip, fordi systemet konstant er afhængigt af korrekte data for at fungere optimalt.

Praktiske anvendelser

I praksis bruges Single Source of Truth i HR og Workforce Management til at samle data i ét centralt system. Når medarbejderdata, vagtplaner og fraværsregistreringer samles, skabes et solidt grundlag for effektiv drift.

• HR-afdelingen får et samlet overblik over medarbejderstatus, kompetencer og kontrakter uden at skulle krydse tjekke flere systemer.
• Planlæggere kan lave vagtskemaer baseret på opdaterede data om tilgængelighed, kvalifikationer og arbejdsregler.
• Lønafdelingen kan trække timesedler og fraværsdata direkte fra samme system, hvilket minimerer fejl og tidsforbrug.
• Ledelsen får bedre mulighed for at analysere tendenser i bemanding, trivsel og effektivitet på tværs af organisationen.

Praktisk set betyder SSOT ofte, at virksomheden implementerer et system, der integrerer med andre centrale værktøjer såsom løn- eller økonomisystemer – men hvor dataejerne og dataflowet er klart defineret. Det giver en mere sammenhængende arbejdsdag for alle, der har med medarbejderinformation at gøre.

Fordele og ulemper

Fordelene ved at have en Single Source of Truth i en HR- eller WFM-løsning er tydelige:

• Forbedret datakvalitet – én sandhed mindsker risiko for fejl og uoverensstemmelser.
• Øget effektivitet – medarbejdere spilder mindre tid på at finde og validere information.
• Bedre compliance – lettere at sikre, at virksomheden følger gældende regler og aftaler.
• Større gennemsigtighed – ledelsen kan træffe beslutninger baseret på valide data.

Udfordringerne handler oftest om implementering og forandringsledelse.

• Det kan kræve investeringer i nye systemer og træning af medarbejdere.
• Flere afdelinger skal tilpasse deres arbejdsmetoder for at sikre konsistens og ejerskab over data.

Når disse udfordringer håndteres proaktivt, bliver SSOT en vigtig drivkraft for både effektivitet og kvalitet i workforce management.