Tidsregistreringspligt

Dybdegående forklaring

Tidsregistreringspligt blev især aktuelt efter en EU-dom i 2019, der pålagde medlemslandene at kræve, at arbejdsgivere registrerer medarbejdernes arbejdstid nøjagtigt. Formålet er at beskytte medarbejdere mod overarbejde og sikre, at arbejds- og hviletidsregler overholdes. I Danmark betyder det, at virksomheder skal have systemer, der kan dokumentere hver medarbejders arbejdstimer på en gennemsigtig måde.

• Retligt grundlag: Kravet stammer fra EU-Domstolens afgørelse i sag C-55/18 (Deutsche Bank), som fastslår behovet for et objektivt og pålideligt registreringssystem.
• WFM-kontekst: I Workforce Management handler tidsregistreringspligt om at samle alle data om medarbejderes arbejdstid ét sted – typisk i et digitalt system som Timegrip.
• HR-perspektiv: HR-afdelingen bruger data fra tidsregistrering til at sikre korrekt løn, overholdelse af arbejdstidslove og analyse af arbejdsbelastning.
• Teknisk implementering: Mange virksomheder benytter software, apps eller terminaler, hvor medarbejdere hurtigt kan registrere start- og sluttid på arbejdsdagen.
• Compliance: Gennem korrekt tidsregistrering kan virksomheden nemmere dokumentere overholdelse af gældende arbejdsmiljø- og ansættelseslovgivning.

Tidsregistreringspligten handler altså ikke kun om kontrol, men også om tryghed, datakvalitet og fair behandling af medarbejdere. Når den indgår som en integreret del af Workforce Management, bidrager den til effektiv planlægning, nøjagtig lønbehandling og bedre ressourceanvendelse. 

Praktiske anvendelser

Tidsregistreringspligten omsættes i praksis gennem løsninger, som gør registreringen nem og effektiv for både medarbejdere og ledelse. Moderne WFM-systemer gør det muligt at håndtere tidsregistrering digitalt, så man undgår manuelle fejl og tidskrævende administrative processer.

• Automatiseret tidsopsamling: Medarbejdere registrerer arbejdstid via mobil, pc eller terminal, og data samles direkte i systemet.
• Planlægning og bemanding: Ledere kan bruge registrerede timer som grundlag for at justere fremtidige vagtplaner og håndtere overtid.
• Lønadministration: Data fra tidsregistrering eksporteres direkte til lønsystemet, hvilket minimerer fejl og sikrer korrekt udbetaling.
• Overholdelse af regler: Systemet kan automatisk advare, hvis medarbejdere nærmer sig grænser for maksimal arbejdstid eller manglende hvileperioder.

Virksomheder, der bruger platforme som Timegrip, får dermed både et dokumentationsværktøj og et driftsværktøj. Implementeringen af tidsregistreringspligt handler i høj grad om at udnytte data proaktivt – ikke kun til kontrol, men til forbedret drift, personaletilfredshed og compliance.

Fordele og ulemper

Når tidsregistreringspligten bruges aktivt som del af virksomhedens HR-strategi, skaber den både værdi og nye krav til organisationen.

• Fordele:
  • Øget gennemsigtighed i arbejdstid og overarbejde.
  • Større medarbejdertryghed gennem fair dokumentation af arbejdstid.
  • Nøjagtig lønbehandling og færre manuelle fejl.
  • Bedre planlægningsgrundlag for ledelsen.
• Udfordringer:
  • Implementeringen kræver tid, teknisk forståelse og løbende vedligeholdelse.
  • Nogle medarbejdere kan opleve det som kontrol, hvis kommunikationen om formålet ikke er tydelig.
  • Gamle rutiner skal ændres, hvilket kræver tilpasning og træning.

Med det rette system og en tydelig intern kommunikation kan tidsregistreringspligten dog hurtigt blive en gevinst for både virksomheden og medarbejderne. Den skaber en mere effektiv og fair arbejdskultur, hvor data bruges aktivt til at understøtte planlægning, trivsel og overholdelse af lovgivningen.