1. Introduktion

Tidsregistrering er et emne, der berører alle virksomheder, store som små. Fra arbejdsgiverens perspektiv er det afgørende at registrere arbejdstid for at sikre overholdelse af gældende arbejdstidsreglerne, dokumentation af medarbejderes arbejdstid samt korrekt udbetaling af løn. For medarbejderen kan korrekt registrering af arbejdstiden være vejen til at få det fulde overblik over egne arbejdstimer, eventuel overarbejde, afspadsering og meget mere. I denne artikel vil vi dykke ned i, hvad tidsregistrering egentlig er, hvorfor det er vigtigt, samt hvordan man kan gribe det an på en måde, der både skaber værdi for virksomheden og for medarbejderne. Vi vil især have fokus på den seneste udvikling i de danske arbejdstidsregler og lovgivning, herunder betydningen af 1. juli 2024, hvor nye regler om lovpligtig timeregistrering trådte i kraft.

Artiklen her er en dybdegående guide, der både besvarer de mest grundlæggende spørgsmål om tidsregistrering og samtidig går i dybden med emner som arbejdstidsloven, overenskomster, dokumentation og fraværshåndtering. Mange virksomheder har i dag allerede et tidsregistreringssystem, men der er stadig en hel del, der mangler at implementere en enkel løsning. Dette kan skyldes usikkerhed om kravene, tvivl om hvilken teknologi man skal anvende, eller modstand fra både ledelse og medarbejdere, der frygter administrativt arbejde med manuelt tastearbejde.

2. Hvad er tidsregistrering, og hvorfor er det så vigtigt?

Når vi taler om tidsregistrering i sin mest basale form, handler det om at registrere tid – altså, hvornår medarbejderne møder, hvornår de holder pause, hvornår de går hjem, og hvilke opgaver eller projekter de eventuelt arbejder på i løbet af dagen. Denne registrering kan ske manuelt, via papirsedler eller regneark, eller digitalt gennem et tidsregistreringssystem.

Tidsregistrering som fundament for god drift

• Overholdelse af arbejdstidsregler: Arbejdstiden skal dokumenteres for at sikre overholdelse af alle lovkrav til hviletid, ugentlige fridage og maksimale arbejdstider.
• Økonomi: Korrekt opgjorte arbejdstimer sikrer, at virksomheden betaler den korrekte løn, herunder relevant tillæg for aften-, weekend- eller overarbejde. Det giver også en mere præcis fakturering for arbejde, der udføres for kunder.
• Arbejdsmiljø: Med en tydelig opgørelse over medarbejdernes arbejdstid kan man spotte et for højt stressniveau, hvis folk har meget overarbejde. Dermed kan man lettere gribe ind tidligt og forebygge nedslidning eller fravær.

Tidsregistrering er altså en af de mest grundlæggende discipliner i Workforce Management (WFM). Det er simpelthen besværligt at planlægge kapacitet, projekter og ressourcer effektivt, hvis man ikke ved, hvordan tiden bruges.

3. Er tidsregistrering lovpligtigt i Danmark i 2025?

Fra den 1. juli 2024 blev det et lovpligtigt krav i Danmark, at alle virksomheder kan dokumentere og registrere medarbejderes arbejdstid. Dette er en direkte følge af skærpede EU-regler og danske implementeringer, som har til formål at sikre overholdelse af arbejdstidsreglerne. For danske arbejdsgivere betyder det, at de skal have et system eller en metode på plads, der registrerer arbejdstiden for samtlige ansatte. Gør man ikke det, kan det medføre bøder, påbud eller i værste fald retlige sanktioner.

Hvorfor er lovændringen så afgørende?

• Overholdelse af loven: Uanset virksomhedens størrelse er det ikke længere et valg, men et krav, at man fører en form for tidsregistrering.
• Retfærdighed for medarbejderne: De nye regler skal sikre, at dine medarbejdere ikke arbejder mere end tilladt, og at de korrekt får løn, tillæg, feriepenge og eventuel afspadsering i overensstemmelse med overenskomster og arbejdstidsregler.
• Økonomi og gennemsigtighed: Når man præcist kan dokumentere den tid, hver medarbejder arbejder, bliver det enklere at fakturere kunder korrekt, holde styr på overarbejde og generelt undgå fejl i lønbehandlingen.

Allerede hér møder vi kernen af de nye regler: Du skal kunne overholder samtlige lovkrav for tidsregistreringen. Det handler ikke kun om at have en papirblok med tider på – men at have et system, der er sikkert, brugervenlig og som giver et fuldt overblik over alle relevante data. De mange virksomheder, der i forvejen har en form for tidsregistrering system, skal sikre, at denne løsning rent faktisk overholder alle krav, samt at registreringerne bliver gemt og opbevaret korrekt i tilfælde af myndighedstilsyn.

4. Overordnet om arbejdstidsreglerne

Overordnet om arbejdstidsreglerne
De danske arbejdstidsreglerne (bl.a. beskrevet i arbejdstidsloven) og diverse overenskomster dikterer, at der skal være klare rammer for, hvor længe en medarbejder må arbejde per dag/uge, samt hvornår man har ret til pauser og sammenhængende hviletid. Dette er ikke nyt. Men den afgørende forskel er, at fra 1. juli 2024 skal alle arbejdsgivere kunne dokumentere, at disse regler overholdes. Og dokumentation kræver løbende registrering af arbejdstiden.

Bemærk: Nogle steder har man tidligere haft en holdning om, at “vi holder øje med det i hovedet” eller “vi stoler på folk”. Men nu er det ikke længere et spørgsmål om tillid – det er et spørgsmål om at kunne bevise, at man lever op til reglerne.

Ikke længere et valg, men en pligt
I tidligere år var tidsregistrering primært et anbefalet værktøj til at optimere drift og økonomi. Men per 1. juli 2024 blev det rykket op i en anden liga: Det er ikke længere et valg, men en pligt. Og det gælder alle typer virksomheder – store som små.

 “Tidsregistrering skaber gennemsigtighed. Den sikrer fair løn, optimerer bemandingen og forebygger overbelastning. Med præcise data kan virksomheder reducere spildtid og øge produktiviteten – samtidig med, at medarbejderne får indsigt og kontrol over deres egen tid.”

Rex. A Clausager - CEO

Timegrip

5. Hvad er de økonomiske fordele ved tidsregistrering?

Effektiv tidsregistrering handler ikke blot om overholdelse af lovgivning – det er fundamentet for en langt mere lønsom og effektiv arbejdsplads. Ved at implementere digital tidsregistrering som en integreret del af et Workforce Management (WFM)-system, kan virksomheden opnå målbare økonomiske fordele og optimere administrative processer væsentligt.

I en intern analyse af en afdeling med 25 medarbejdere identificerede vi en tidsbesparelse på 703 timer månedligt, svarende til cirka 88 arbejdsdage. På årsbasis betyder dette, at virksomheden genvinder hele 1.055 arbejdsdage, som tidligere blev brugt på manuelle opgaver såsom registrering af arbejdstid, ferie, fravær, vagtbytte, afspadsering og lønberegning. Dette frigør medarbejderne til strategiske og værdiskabende opgaver såsom budgetkontrol, ressourcestyring, økonomisk opfølgning og strategisk HR-arbejde.

Økonomisk set medfører dette en direkte frigørelse af ressourcer svarende til cirka 95.000 kr. om måneden alene i reducerede lønomkostninger, som tidligere blev spildt på rutineprægede opgaver og håndtering af fejl. Samtidig dokumenteres en samlet effektivitetsforbedring på op mod 15% grundet bedre datakvalitet og mindre manuelt tastearbejde.

De konkrete økonomiske fordele ved digital tidsregistrering integreret i et samlet WFM-system inkluderer:

• Strømlinet lønudbetaling: Automatisk validering af arbejdstimer minimerer fejl og konflikter omkring løn, hvilket sparer ressourcer i HR og lønafdelingen.

• Præcis fakturering: Virksomheder, der fakturerer timer, får korrekt registreret tidsforbrug, hvilket sikrer maksimal indtjening og præcise fakturagrundlag. For eksempel kan en produktionsvirksomhed sikre præcis opgørelse af arbejdstimer brugt på specifikke kundeordrer, hvilket medfører mere korrekt fakturering og reducerer tab på grund af underrapporterede timer.

• Minimeret administration: Integration med løn-, HR- og ERP-systemer eliminerer manuelle arbejdsgange som tastefejlkorrektioner, fraværshåndtering og manuel afrunding af timer.

• Bedre ressourcestyring: Øget transparens omkring medarbejdernes tid muliggør præcis opfølgning på budgetter, lønprocenter og bemanding, hvilket giver controllers værktøjer til mere effektiv økonomisk styring.

• Strategisk HR-indsigt: HR-afdelinger kan proaktivt følge op på personaleanalyser, såsom sygdomsprocenter, overholdelse af overenskomster og arbejdsregler, hvilket reducerer risiko for dyre personalesager, konflikter og eventuelle bøder.

En veldokumenteret samlet effektivitetsforbedring på op til 17% understreger, at digital tidsregistrering, understøttet af et komplet Workforce Management-system, er en strategisk investering, der leverer klar økonomisk værdi og optimerer virksomhedens konkurrenceevne.

6. Medarbejdetryghed: Hvorfor korrekt skaber tidsregistrering tillid?

Medarbejdere leverer deres arbejdstimer med forventning om, at der er styr på overarbejde, afspadsering, ferie, fridage og andre aspekter af ansættelsen. Et system, der registrerer tiden korrekt, styrker transparensen:

• Opgør med tvivl: Er alle 37 timer registreret? Har du arbejdet i weekenden? Alt ses tydeligt i systemet.
• Rettidig løn og tillæg: Medarbejderen sikres nøjagtig løn og slipper for frustration over forkerte lønsedler.
• Dokumentation: Giver medarbejderen en ro i maven, da det er nemt at dokumentere sin indsats over for ledelsen og eventuelle fagforeninger.

Derfor er tidsregistrering ikke kun et værktøj for ledelsen, men også for medarbejderne selv. Det er et fælles grundlag, som kan mindske konflikter, hvis der opstår uoverensstemmelser om arbejdstiden.

“Et stærkt tidsregistreringssystem skaber tillid og ansvarlighed. På sigt giver det bedre styring af lønomkostninger, højere compliance og større medarbejdertilfredshed. Det gør det også muligt at identificere mønstre, optimere arbejdsgange og skabe et sundere arbejdsmiljø.”

Rex. A Clausager - CEO

Timegrip

7. Hvordan kommer jeg i gang med tidsregistrering?

Vi har nu berørt de væsentligste pointer: Lovpligt, økonomi og medarbejdertryghed. Men for at forstå, hvordan man konkret implementerer et godt tidsregistrering system, er vi nødt til at grave dybere ned i detaljer som digital timeregistrering, integration med lønsystem, håndtering af fravær og meget mere.

Manuel vs. digitale metoder

Manuel metode: Her noterer medarbejderen sine timer i et regneark eller på en papirseddel. Derefter tastes tallene typisk ind i et lønprogram eller system.

• Fordele: Billigt at starte op. Kræver intet avanceret IT.
• Ulemper: Høj risiko for fejl, kræver meget administrativt arbejde, svært at få et fuldt overblik.
  
  

Digital timeregistrering: Medarbejderne registrerer timer via en mobil app, computer eller terminal, og alle data opsamles centralt.

• Fordele: Automatisering, mindre fejlmargin, let adgang til realtidsdata, nem integration til lønsystem.
• Ulemper: Kan kræve investering i software og måske lidt oplæring.

Hvad kan et godt tidsregistreringssystem?

Et tidsregistreringssystem er ikke bare et digitalt stempelur. Det kan langt mere:

• Brugervenlig tidsregistrering: Log på fra en mobil app eller browser, og før timer i realtid.
• Projektstyring: Fordel dine timer på projekter, kunder eller afdelinger.
• Fravær: Hold styr på ferie, sygdom, barsel eller andet fravær.
• Overtid og afspadsering: Automatisk beregning af overtid og afspadsering, så fejl minimeres.
• Integration med lønsystemer: Data overføres direkte, så registreringerne ikke skal tastes ind manuelt.
• Rapportering: Hent rapporter om timeforbrug, overarbejde, fraværsmønstre og meget mere.
• Skalerbarhed: Skal kunne håndtere alt fra den enkelte medarbejder til store kæder med tusindvis af ansatte.

8. Fraværshåndtering, overarbejde og afspadsering

Fraværsregistrering: En central del af tidsregistreringen

At overholde arbejdstidsregler og arbejdsmarkedsstandarder handler ikke kun om at registrere, hvornår folk arbejder – men også hvornår de ikke gør:

• Sygdom: Registrér start- og slutdatoer for sygefravær, så reglerne for løn og eventuelle sygedagpenge overholdes.
• Ferie: Hold styr på optjent ferie, betalt og ubetalt fri, og markér tydeligt godkendte ferieperioder.
• Forældreorlov: En mere kompleks kategori, der omfatter både EU-lovgivning og nationale regler forbarsel, fædreorlov og forældreorlov.
• Særlige orlovstyper: Dækker bl.a. omsorgsdage, sorgorlov eller borgerligt ombud som nævning eller domsmand, så medarbejderne kan tage fri med den rette dokumentation.
• Ubetalt orlov: Personlige eller længerevarende fraværsperioder uden for de normale rettigheder, som skal registreres korrekt for lønudbetaling.

I et smart tidsregistreringssystem opsætter man typisk kategorier for fravær, så både administrator og den enkelte medarbejder altid har et fuldt overblik over fraværssaldo, feriepenge og eventuelle omkostninger forbundet hermed. Det kan gøres effektivt med strømlinet farvekodning i systemet, så ens arbejdskalendre har et godt og grundigt overblik for alle.

Overarbejde og afspadsering: Automatisér med digitale løsninger

Overarbejde kan være en stor hovedpine, hvis det registreres forkert. Med en simpel løsning til digital timeregistrering kan man sætte regler op, der automatisk sporer, hvornår en medarbejder arbejder ud over sin normale arbejdstid:

• Automatise varslinger: Systemet kan advare leder og medarbejder, hvis de nærmer sig et maksimalt antal timer for dagen/ugen.
• Tillæg: Har medarbejderen krav på tillæg efter kl. 17 eller i weekender? Det beregnes automatisk.
• Afspadsering: Når overarbejde omregnes til fritid, kan systemet holde regnskab med de timer, medarbejderen har til gode, så alt sker retfærdigt og med dokumentation.
  

Et velfungerende workforce management-system fjerner gætteriet fra håndtering af fravær, overarbejde og afspadsering. Ved at automatisere overholdelse af arbejdsregler, holde styr på optjent ferie, og sikre korrekt lønudbetaling kan virksomheder både optimere deres drift og passe på medarbejdernes trivsel – samtidig med at de lever op til gældende lovgivning og overenskomster.

9. Sådan implementerer du et tidsregistreringssystem

Opsætning af et tidsregistreringssystem kræver grundig planlægning for at sikre, at det passer til forretningens behov, integreres med eksisterende arbejdsgange og er nemt for medarbejderne at bruge. En struktureret tilgang er med til at sikre korrekt brug fra dag ét.

Behovsafdækning

Det første skridt i at vælge den rette løsning til tidsregistrering er at forstå organisationens konkrete behov. Centrale faktorer at tage højde for:

• Virksomhedens størrelse: Hvor mange medarbejdere skal systemet kunne understøtte, og hvordan er medarbejderne fordelt på tværs af forskellige afdelinger, teams eller lokationer?

• Organisatorisk struktur: Er der behov for særlig segmentering eller gruppeinddeling af brugere, eksempelvis efter geografiske områder, organisatoriske enheder eller funktioner, som kræver forskellige regler og opsætninger?

• Branche: Er der overenskomster eller særlige krav, der skal tages højde for? Eksempelvis specielle regler om overtidsbetaling, ferieafholdelse, hviletidsregler eller branchebestemte compliancekrav, som systemet skal kunne håndtere.

• Integration: Hvilke eksisterende systemer (f.eks. lønsystem, ERP, HR-platform) skal tidsregistreringen kunne tale sammen med?

• Mobilitet: Arbejder medarbejdere hjemmefra eller ude i marken, og har de derfor behov for mobil adgang?

• Kompleksitet i arbejdstidsregler: Har virksomheden komplekse arbejdstidsregler (flextid, skifteholdsarbejde, overtidsbetaling osv.), som systemet skal understøtte automatisk?
• Rapportering og dataanalyse: Hvilke rapporteringsbehov har virksomheden (budgetkontrol, lønstatistikker, fraværsanalyse osv.)?

Onboarding og oplæring

Når systemet er valgt og opsat, er næste skridt at sikre en god introduktion for både administratorer og medarbejdere. En effektiv onboardingproces er afgørende for, at tidsregistreringen bliver brugt korrekt og konsekvent. Fokusér på:

• Opret brugerprofiler: Sørg for, at alle medarbejdere har adgang og de rette rettigheder i systemet og appen. 
• Tilpas brugeroplevelsen: Vis relevante funktioner afhængigt af roller – fx teamledere, timelønnede eller fastansatte.
• Gennemgå arbejdsflows: Vis hvordan man registrerer tid, anmoder om fravær og godkender timer.
• Tilbyd hands-on træning: Brug demoer, korte vejledninger eller workshops for at gøre det nemt at komme i gang.
• Support og opfølgning: Hav en plan for løbende support og tjek ind i de første uger for at sikre, at alt fungerer.

10. Integration med lønsystemet: Undgå dobbeltarbejde

Når tidsregistrering integreres med løn, fjernes manuelle processer, fejl minimeres, og der frigives værdifuld tid i administrationen. Mange arbejdsgivere undervurderer, hvor stor en effektiviseringsgevinst der ligger i at automatisere netop dette område.

Fordele ved integration

Ved at koble tidsregistrering direkte til lønsystemet opnår man*:

• Automatisk dataoverførsel: Medarbejdernes registrerede timer overføres direkte til lønkørslen – hurtigt, præcist og i overensstemmelse med regler.
• Færre fejl: Manuel indtastning undgås, hvilket reducerer risikoen for lønfejl og sparer i gennemsnit 3,6 arbejdsdage pr. måned pr. lønmedarbejder.
• Tidsbesparelse: Hver lønmedarbejder kan spare op mod 29 timer om måneden – svarende til 43 hele arbejdsdage årligt.
• Øget effektivitet: Automatisering af lønprocesser kan øge den samlede effektivitet med op til 10,5%, så lønteamet kan fokusere på strategiske opgaver frem for tastearbejde.

*Baseret på en undersøgelse foretaget af Timegrip, marts 2025.

Dynamisk dataudveksling

De mest avancerede løsninger understøtter to-vejs kommunikation, hvor lønsystemet også henter data som f.eks. opdaterede feriesaldi og optjent afspadsering. Det skaber et samlet økosystem, hvor al tid- og fraværsdata er synkroniseret og altid opdateret.

Ved at strømline lønprocessen reduceres den administrative byrde markant, og organisationen får et stærkere fundament for både præcision og produktivitet. Automatiseret løn er en investering, der hurtigt betaler sig.

11. Hvad skal dokumenteres ift. arbejdstidsloven?

At dokumentere arbejdstid handler ikke kun om effektiv drift – det er et lovkrav. Med de nye danske regler, der trådte i kraft den 1. juli 2024, er virksomheder forpligtet til at kunne dokumentere medarbejdernes arbejdstid på en måde, der er både pålidelig og tilgængelig ved kontrol. Det er en central del af at sikre ordentlige arbejdsvilkår og overholde Arbejdsmiljølovens krav.

Hvad skal du dokumentere?

I henhold til §10a i arbejdstidsloven er arbejdsgivere forpligtet til at registrere og kunne dokumentere følgende oplysninger for hver medarbejder:

• Den daglige arbejdstid: Det samlede antal arbejdstimer pr. dag skal registreres. Det anbefales, at registreringen sker løbende og så tæt på realtid som muligt.
• Hvornår arbejdet er udført: Registreringen skal afspejle arbejdstidens placering – herunder hvornår på dagen arbejdet er udført.
• Hviletid og fridøgn: Det skal sikres og kunne dokumenteres, at medarbejderen overholder reglerne om daglig hviletid (min. 11 sammenhængende timer i døgnet) og ugentligt fridøgn (min. 24 timer hver 7. dag).
• Systemets egnethed: Tidsregistreringen skal ske via et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system, som både arbejdsgiver og medarbejder har adgang til.
• Indsigt for medarbejderen: Medarbejdere skal have adgang til egne registreringer og kunne få udleveret dokumentation på anmodning.
• Opbevaring af data: Registreringerne skal gemmes i mindst 5 år, og kunne fremvises ved tilsyn fra Arbejdstilsynet.
• Dokumentation for undtagelser: Hvis virksomheden benytter sig af undtagelser fra hviletidsreglerne via kollektive aftaler (jf. §4, stk. 2), skal det kunne dokumenteres, at reglerne herfor er overholdt.

Selvom det ikke er et direkte krav i arbejdstidsloven, kan det i visse tilfælde være relevant at dokumentere formålet med arbejdstiden – fx hvilke opgaver eller projekter tiden er brugt på. Dette kan være nødvendigt ved overenskomstkrav, fakturering, eller skattemæssig kontrol.

Særlige regler for medarbejdere under 18 år

For ansatte under 18 år gælder der skærpede regler for at beskytte deres helbred og udvikling:

• Begrænset arbejdstid: Unge under 18 må som hovedregel højst arbejde 8 timer om dagen og 40 timer om ugen.
• Natarbejde er forbudt: Der er klare begrænsninger for, hvornår på døgnet unge må arbejde – fx må 15-17-årige ikke arbejde mellem kl. 20 og 6.
• Udvidet hviletid: Unge har krav på mindst 12 timers daglig hvile (mod 11 timer for voksne) og et ugentligt fridøgn.
• Pauser og arbejdsmiljø: Der stilles særlige krav til pauser, vejledning og arbejdsmiljø, herunder krav om passende oplæring og tilsyn.

Arbejdsgivere har pligt til at sikre, at disse regler overholdes og skal kunne dokumentere det ved kontrol. Manglende efterlevelse kan medføre bøder og skærpet tilsyn.

Vi anbefaler at læse mere om arbejdstidsreglerne her.

12. Eksempler på brugssituationer i serviceindustrien

Detailhandel
Butikker og kæder har ofte varierende åbningstider og sæsonansatte, hvilket kræver fleksible vagtplaner. Digital tidsregistrering giver et klart overblik, så man hurtigt kan justere bemanding, undgå fejl i weekend- og overarbejdstillæg og nemt overføre data direkte til lønsystemet.

Hoteller, restauranter og konferencecentre
Her er der mange forskellige roller og lønsatser, fra tjenere og kokke til receptionister. Tidsregistrering sikrer, at alle ved, hvilke vagter de har, og at eventuelle tillæg for aften- eller natarbejde beregnes korrekt, samtidig med at bemandingen nemt kan tilpasses spidsbelastninger.

Pleje, klinikker og private sundhedstilbud
Med nattevagter, weekendarbejde og akut tilkald er det afgørende at kunne dokumentere arbejdstimer og sikre hviletider. Digitalt overblik gør det lettere at planlægge ressourcer og fakturere korrekt for behandlinger, mens medarbejderne får tryghed omkring løn og pauser.

Produktionsvirksomheder
Selvom produktion primært handler om fremstilling, er der ofte en servicekomponent i form af kvalitetskontrol og kundetilpasning. Med tydelig tidsregistrering kan man spore, hvor mange timer hver opgave tager, optimere drift og sikre, at overarbejde bliver korrekt afregnet.

Underholdning
Projektbaserede opgaver, uforudsigelige åbningstider og skiftende hold kendetegner underholdningsbranchen. Ved at registrere timer digitalt kan ledelsen se, hvor ressourcerne bruges, hvornår der er behov for ekstra personale, og om lønudbetalingerne matcher det faktiske arbejde.

Lager og logistik
I logistiksektoren svinger arbejdsbyrden meget i takt med højsæsoner og kampagner. Et tidsregistreringssystem giver et samlet overblik over medarbejdernes timer, så man kan planlægge i god tid og sikre, at overarbejde samt eventuelle tillæg håndteres korrekt.

Boligforeninger
Vaktmestre og ejendomsfunktionærer har ofte mange små opgaver fordelt på flere adresser. Tidsregistrering gør det nemt at dokumentere, hvor meget tid der bruges på hver lokation, planlægge ferie og fravær samt holde styr på overtid, så beboerne altid får den bedste service.

En rød tråd: Service, fleksibilitet og gennemsigtighed

På tværs af alle disse brancher er der tre fællesnævnere, som tydeligt viser værdien af et pålideligt tidsregistreringssystem:

• Service: Kontakt med kunder, klienter eller beboere gør det afgørende at have det rette antal medarbejdere til rådighed.
• Fleksibilitet: Varierende vagter og skiftende arbejdsbyrder kræver et system, der nemt kan justere og dokumentere den enkeltes arbejdstid.
• Gennemsigtighed: Når timerne registreres præcist, er det lettere at forklare, hvorfor der udbetales overarbejde, hvordan tillæg beregnes, eller hvordan ferie og fravær håndteres.

13. Brug tidsregistrering som et værktøj til forbedring

Tidsregistrering er ikke kun et spørgsmål om at vide, hvornår en medarbejder møder ind og går hjem – det kan også være et afgørende redskab til ressourcestyring og optimering af virksomhedens interne processer. Når data om medarbejdernes arbejdsindsats opsamles løbende, åbner det for en mere avanceret anvendelse i Workforce Management (WFM).

For eksempel kan ledere udnytte real-time rapportering til at se, hvilke projekter eller afdelinger der har størst behov for ekstra hænder, og hvem der har ledig kapacitet. Det gør det lettere at omdisponere medarbejdere på tværs af teams, så arbejdsbyrden bliver fordelt hensigtsmæssigt, og man undgår flaskehalse. 

Samtidig giver dataindsigten mulighed for at sammenligne planlagte timer med faktisk forbrug, så virksomhedens planlægningsprocesser hele tiden kan blive justeret og forbedret.

Hvis tiderne er registreret på en mere detaljeret måde – fx per opgave eller projekt – får man desuden et dybere indblik i produktivitet og ressourceforbrug. Det gør det lettere at træffe langsigtede beslutninger om bemanding, organisering og prioritering. På den måde går tidsregistreringen fra blot at være et spørgsmål om dokumentation til at udgøre et proaktivt styringsværktøj, der understøtter virksomhedens samlede strategi, planlægning og ikke mindst trivsel blandt medarbejderne.  

14. Sådan sikrer du en glidende overgang til digital tidsregistrering

At indføre eller opgradere et tidsregistreringssystem kan være en stor omvæltning for både ledelse og medarbejdere. Med god planlægning, klar kommunikation og gradvis implementering kan man dog gøre forandringen mere overskuelig – og sikre, at både virksomhedens og medarbejdernes behov tilgodeses.

1. Opbakning fra ledelsen

• Sørg for, at topledelsen er engageret fra starten. Det skaber legitimitet og tydeliggør, at projektet ikke kun er en teknisk opgradering, men en strategisk prioritet.
• Klargør formålet med den nye tidsregistrering: Er det primært for at overholde lovkrav, sikre korrekt løn eller optimere planlægningen?

2. Analyse af behov og eksisterende processer

• Start med at kortlægge nuværende arbejdsgange: Hvordan registrerer I timer i dag, og hvor opstår de største udfordringer?
• Overvej, om der er særlige overenskomster, sæsonbetonede projekter eller unikke lønmodeller, der skal tages højde for.

3. Tidlig medarbejderinddragelse

• Involver repræsentanter fra forskellige afdelinger og roller, så systemet bliver brugervenligt for alle.
• Giv plads til spørgsmål og feedback: Nogle medarbejdere kan være skeptiske eller bekymrede for, om tidsregistrering vil føles som øget kontrol.
  
  

4. Pilotprojekt og opsætning

• Afprøv systemet i en mindre del af organisationen, inden det rulles ud til alle. Det giver mulighed for at justere opsætningen og rette eventuelle fejl.
• Sørg for, at konfiguration af overarbejdssatser, fraværstyper og ferieregler er på plads, så beregningerne bliver korrekte fra første dag.

5. Oplæring og kommunikation

• Tilbyd små workshops eller korte vejledninger, hvor medarbejderne lærer at bruge systemet – både på pc og via mobil.
• Gentag, at formålet er at gøre det lettere for alle at få en præcis og retfærdig afregning, samt at opfylde nye lovkrav om arbejdstid.

6. Løbende opfølgning og tilpasning

• Hold øje med, hvordan den daglige brug af systemet forløber. Hvis der opstår udfordringer, skal de løses hurtigt, så medarbejderne ikke mister tillid til systemet.
• Lav gerne en status efter fx tre måneder: Hvilke justeringer er nødvendige for at forbedre arbejdsgangene yderligere?

De mest almindelige faldgruber - og hvordan du undgår dem

• For komplicerede systemer: Hvis det tager 10 klik at registrere en pause, vil medarbejderne finde smutveje. Vælg et intuitivt, brugervenlig system.
• Manglende træning: Kaster man et nyt system i hovedet på folk uden introduktion, kan fejlene eksplodere – og utilfredsheden ligeså.
• Fejl i opsætning af regler: Overtid, tillæg og overenskomster skal være korrekt sat op, ellers får man forkerte lønberegninger.
• Halvhjertet implementering: For at opfylde alle krav, skal du reelt indarbejde systemet i den daglige drift. Hvis nogle afdelinger slet ikke bruger det, er man stadig i fare for at bryde arbejdstidsloven.
  

15. Hvad er fremtiden for tidsregistrering i Danmark?

Tidsregistrering vil spille en stadigt mere central rolle i fremtidens arbejdsliv, hvor fleksible arbejdsformer, globalt samarbejde og stigende digitalisering forandrer den traditionelle arbejdsplads. Nye lovkrav om dokumentation af arbejdstid er kun en del af billedet; virksomheder, der formår at udnytte moderne teknologi til at skabe gennemsigtighed og datadrevne beslutninger, får et markant konkurrencemæssigt forspring.

Allerede i dag ser vi, hvordan intelligente løsninger integreret med HR- og Workforce Management-systemer gør det nemt at planlægge kapacitet, spotte overbelastning og analysere produktivitetsmønstre. Ved hjælp af cloud-teknologi og AI kan man samle viden fra flere lokationer og tidszoner, så både ledelse og medarbejdere får et nuanceret overblik i realtid. Resultatet er ikke alene korrekt lønafregning og overholdelse af hviletider, men også en mere fleksibel og dynamisk virksomhedskultur, som understøtter remote work og asynkront samarbejde.

Netop balancen mellem effektive værktøjer og medarbejdernes ret til privatliv bliver et centralt tema fremover. Succesfulde virksomheder vil skabe en kultur, hvor tidsregistrering ikke opleves som kontrol, men som et hjælpemiddel til at sikre fair løn, bedre trivsel og en mere ansvarlig arbejdsorganisering. Dermed bliver tidsregistrering et strategisk ledelsesredskab, der kan styrke innovation, engagement og langsigtet bæredygtighed for både virksomhed og medarbejdere.

Og måske vigtigst af alt: jo før man begynder at indsamle pålidelige data om arbejdstid, desto hurtigere får man adgang til værdifulde indsigter, som kan optimere drift og ressourceudnyttelse. Over tid vil de historiske data udgøre et afgørende fundament for at træffe bedre beslutninger, udvikle nye forretningsområder og fastholde en stærk position i et arbejdsmarked i hastig forandring. Tidsregistrering er med andre ord ikke bare et krav – det kan blive en af din virksomheds vigtigste konkurrencemæssige fordele.

"Tidsregistrering bliver mere automatiseret, realtidsbaseret og medarbejdercentreret. Med AI og smarte integrationer bliver registreringen mere sømløs, med mindre administrativt arbejde og højere præcision. Fremtidens systemer vil fokusere på fleksibilitet, retfærdighed og en bedre balance mellem arbejde og fritid."

Rex. A Clausager - CEO

Timegrip

16. Afrunding 

I en tid, hvor fleksible arbejdsformer, arbejdsregler og komplekse overenskomster fylder mere end nogensinde, er det afgørende at have et tidsregistreringssystem, der kan håndtere alle krav til registrering. Fra 1. juli 2024 blev det ikke kun fornuftigt – det blev påkrævet ved lov. Virksomheder, der endnu ikke har en løsning, bør handle hurtigt for at komme i mål inden deadline, mens virksomheder med eksisterende løsninger bør tjekke, om de nuværende metoder reelt overholder de nye regler.

De mange fordele ved en struktureret, digital timeregistrering skal slet ikke undervurderes: spar omkostninger, færre fejl i løn, bedre planlægning, få mere tid i administration og ikke mindst en mere tilfreds og tryg medarbejderstab. Det er med andre ord en enkel løsning, der skaber værdi på tværs af hele organisationen – fra administrator til planlæggere, fra HR til øverste ledelse, og fra butikschefen til medarbejderen.

Med pålidelig tidsregistrering er du klædt på til fremtidens udfordringer, uanset om det handler om nye arbejdsformer, strengere lovkrav eller øget konkurrence. Og vigtigst af alt: Du viser, at du tager ansvar for både dine medarbejderes velvære og virksomhedens økonomi i en tid, hvor gennemsigtighed og overholdelse af reglerne er mere afgørende end nogensinde.

Tak fordi du læste med!
Vi håber, denne artikel har givet dig et dybdegående indblik i, hvordan tidsregistrering fungerer, hvorfor det er så væsentligt, og hvordan du kan komme i gang (eller optimere det, du allerede gør). Har du spørgsmål, er du altid velkommen til at søge yderligere information hos os inden for software til tidsregistrering.