De hyppigst stillede spørgsmål om tidsregistrering

Tidsregistrering har været en lovpligtig del af vores hverdag i over to år nu, hvilket betyder, at vi alle sammen er blevet bekendt med tidsregistrering i en eller anden form. Tidsregistreringsloven har dog ikke fastsat en generel struktur for, hvordan jeres arbejdstid skal tidsregistreres. Af denne årsag ser tidsregistreringen ud på vidt forskellige måder, afhængigt af, hvad din arbejdsplads stiller til rådighed.

Når vi ikke arbejder med en ensformig metode for tidsregistrering på alle arbejdspladser, er det klart, at der stadig kan opstå tvivl. Det gælder både spørgsmål om regler, bedste praksis og former for løsninger til tidsregistrering. For at skabe en afklaring for dig, har vi her samlet de hyppigste spørgsmål om tidsregistrering, så du kan få et bedre overblik over, hvad du skal gøre.

Hvad går tidsregistreringsloven ud på?

I Danmark blev det lovpligtigt d. 1. juli 2024, at alle virksomheder skal dokumentere og registrere deres medarbejderes arbejdstid. Det betyder, at alle virksomheder med medarbejdere i Danmark skal indføre et system eller en metode for registrering af deres daglige arbejdstid. Formålet med denne lov er at sikre en beskyttelse af dig som medarbejder mod overarbejde og sunde arbejdsvilkår samt sikre, at arbejdstidsreglerne bliver overholdt. Det gælder for eksempel reglerne om hviletid og 48-timers reglen om maksimal arbejdstid. Overordnet bliver det beskrevet, at virksomheden skal stille et objektivt, pålideligt og tilgængeligt tidsregistreringssystem til rådighed samt, at dette skal overholde reglerne for GDPR.

Hvad skal jeg tidsregistrere?

Med lovens bestemmelser gælder det, at du skal tidsregistrere din daglige arbejdstid. Altså det antal timer, du arbejder på en hel dag. Det gælder derfor også, at korte telefonopkald eller tid på at besvare mails (muligvis uden for dine normale mødetider) skal inkluderes i din samlede, daglige arbejdstid. Hvis du arbejder efter en fast vagtplan med samme komme/gå tider er det også muligt blot at registrere, hvis der er afvigelser i dine tider.

Det er ikke nødvendigt at registrere dine pausetider, da dette ikke anses som en del af din arbejdstid. Det gælder også for ferie, fravær, SH-dage og lignende, da dette skal registreres via andre metoder.

Hvad tæller som arbejdstid?

Overordnet set skelner tidsregistreringsloven mellem arbejde og fritid. Det betyder, at den tid, hvor du står til rådighed for din arbejdsplads og udfører dine arbejdsopgaver, skal tidsregistreres og gælder som arbejdstid. Hvis du for eksempel arbejder hjemmefra, har transporttid til kunder eller opgaver, er på kursus, eller har tilkaldevagt, hvor du fysisk skal være til rådighed på arbejdspladsen, skal dette også registreres som arbejdstid.

Du kan derfor med fordel stille dig selv spørgsmålet: "Er jeg i dette øjeblik forpligtet til at stå til rådighed for min arbejdsgiver og udføre opgaver for virksomheden i stedet for frit at kunne disponere over min egen tid?" Hvis svaret er ja, skal arbejdstiden tidsregistreres.

Er der undtagelser for tidsregistrering?

Tidsregistrering gælder som udgangspunkt for alle lønmodtagere. Det betyder derfor, at du kan blive undtaget for tidsregistrering, hvis du har en anden type ansættelse. Dette gælder for eksempel for selvtilrettelæggere, administrerende direktører og selvstændige. Som selvtilrettelægger er det dog et krav, at dette fremgår af medarbejderens kontrakt. Disse medarbejdergrupper kan være undtaget for tidsregistrering, idet de har en stor grad af frihed til planlægning af deres arbejdstid, hvorfor arbejdstimerne svært kan tidsregistreres.

Hvordan gælder reglerne om tidsregistrering for selvtilrettelæggere?

Som selvtilrettelægger gælder de gængse arbejdstidsregler for det meste ikke. Det handler for eksempel om 11 timers reglen, pauseregler og den maksimale ugentlige arbejdstid på 48 timer. Disse udeladelser af arbejdstidsreglerne skal, som nævnt ovenover, altid indgå i medarbejderens kontrakt, førend de kan anses som selvtilrettelæggere.

Ifølge EU-lovgivningen skal der gælde, at arbejdstidens længde i sin helhed ikke kan måles eller fastsættes på forhånd, eller at medarbejderen selv kan fastsætte den i sin helhed.

Hvis du tilhører denne medarbejdergruppe, gælder reglerne om tidsregistrering ikke for dig.

Hvor ofte skal jeg tidsregistrere?

EU-lovgivningen om tidsregistrering har ingen bestemmelser for, hvor ofte den enkelte medarbejder skal tidsregistrere. Det betyder altså, at det er op til den enkelte virksomhed. Nogle stempler ind og ud dagligt mens andre efterregistrerer på ugebasis. Hvis du har skiftende arbejdstider, kan det være lettest at foretage tidsregistrering på daglig basis, hvor det for funktionæransatte med faste arbejdstider kan være lettere at lave en ugentlig tidsregistrering for det daglige arbejde. Men igen: Tal med din arbejdsgiver om, hvordan de forventer, at du tidsregistrerer. I sidste ende er det vigtigste for dig, at du kan dokumentere, at alle arbejdstidsregler er overholdt, og at du får den korrekte løn.

Hvor længe skal arbejdsgiveren gemme oplysninger om tidsregistrering?

Hvis du er arbejdsgiver, har du juridisk pligt til at gemme oplysninger om dine medarbejderes tidsregistrering i 5 år (plus referenceperiode). Dette gælder også, hvis medarbejderen ikke længere arbejder i virksomheden. Denne regel er fastsat for, at arbejdsgiveren kan bevise over for arbejdstilsynet, at virksomheden overholder arbejdstidsreglerne. Samtidig sikrer det gennemsigtighed og dokumentation, så der ikke opstår uoverensstemmelse mellem medarbejderens faktiske og registrerede arbejdstid. Derudover er det et krav, at medarbejderen har mulighed for at tilgå oplysninger om egen arbejdstid under hele ansættelsesperioden.

Hvad skal jeg gøre, hvis jeg har afbrudt arbejdstid?

Hvis du arbejder flere gange på samme dag for den samme virksomhed, er det den samlede, daglige arbejdstid, der skal registreres. Du behøver altså ikke at indberette start- og sluttidspunkter, men blot tidsregistrering for den samlede arbejdstid den pågældende dag. Nogle arbejdsgivere ønsker dog, at du indberetter start- og sluttidspunkt. Hvis dette er tilfældet, stempler du blot ind og ud, når du er tilgængelig for din arbejdsgiver.

Det er dog vigtigt, at du stadig overholder 11-timers reglen, hvis du for eksempel arbejdere videre om aftenen og skal møde ind igen morgenen efter.

Hvad sker der, hvis man ikke tidsregistrerer?               

Hvis din arbejdsgiver ikke indfører et system, der sikrer, at du har muligheden for at foretage tidsregistreringer, er der risiko for, at virksomheden vil få sanktioner. Der er dog ikke nogen decideret lovbestemmelse mod, at sanktionerne skal tildeles, hvis arbejdstiden ikke registreres. Virksomheden er dog i risiko for at modtage sanktioner gennem forkert overholdelse af arbejdstidsreglerne.

Det kan virke paradoksalt at have en lovgivning uden reel bødestraf ved overtrædelse. Formålet er dog at sikre medarbejderen gennem omvendt bevisbyrde, hvis en sag om arbejdstid skulle opstå. Det betyder dermed, at domstolen vil tro på medarbejderens ord, såfremt virksomheden ikke har dokumenteret tidsregistrering til rådighed.

Hvilke løsninger for tidsregistrering findes?

Der findes en hel del både danske og udenlandske softwareløsninger til tidsregistrering. Samtidig er det også muligt blot af foretage sin tidsregistrering i noget så simpelt som Excel. Det er derfor relevant at du kortlægger, hvad der er vigtigt for dig, når det handler om tidsregistrering.

For tidsregistrering kan meget mere end blot at holde styr på medarbejdernes daglige arbejdstid. Det er en del af din samlede værktøjskasse til styring af både arbejdstimer, løn- og fraværshåndtering samt vagtplanlægning. Med en cloudbaseret løsning til tidsregistrering kan du opsætte et større økosystem af styringssystemer, der reducerer din administrative arbejdstid.

Det gælder for eksempel for vores system, Timegrip. Med vores åbne API kan vi oprette integrationer til dit lønsystem, så lønbehandlingen kører i et let flow. Samtidig holder vagtplanlægningssoftwaren styr på, at alle dine medarbejderes overenskomster og arbejdstidsregler overholdes, mens de let kan foretage tidsregistrering gennem vores mobilapp.

Har du lyst til at høre mere? Så kontakt os i dag for en uforpligtende samtale.