Workforce Management trends 2026

En anden stærk tendens er, at medarbejderne får mere at sige i planlægningen. Workforce Management handler i dag ikke kun om systemer til ledelsen – det handler i høj grad om værktøjer til medarbejderne selv. Især de yngre generationer (Millennials og Gen Z) stiller høje krav til fleksibilitet, retfærdighed og gennemsigtighed i tilrettelæggelsen af arbejdstiden. De forventer, at et moderne system giver dem mulighed for selv at påvirke deres vagtplan – f.eks. ved at ønske bestemte vagter, angive hvornår de kan arbejde, bytte indbyrdes eller melde sig til ledige vagter. Hvis ikke de får den frihed og transparens, risikerer arbejdsgiveren lavere tilfredshed og i værste fald højere turnover. 

Derfor ser vi en klar bevægelse mod medarbejder-selvbetjening i WFM-systemerne. Over 65% af organisationer har allerede aktiveret selvbetjeningsfunktioner for medarbejderne – typisk via en mobilapp, hvor den enkelte kan tjekke sin vagtplan i realtid, byde ind på åbne vagter, anmode om ferie, registrere timer og meget mere. Det øger engagementet og oplevelsen af ejerskab, når medarbejderne har en stemme i planlægningen. Samtidig reducerer det også den administrative byrde for lederne: Når systemet automatisk kan indsamle ønsker og tilgængelighed fra personalet og endda foreslå de optimale vagtfordelinger, så sparer man tid på koordinering af vagtplaner og skemaer. En undersøgelse viser eksempelvis, at virksomheder med moderne mobilbaserede vagtplanlægningsløsninger har 34% højere fastholdelsesrate blandt Gen Z-medarbejdere, netop fordi de føler sig hørt og har fleksible muligheder. 

Derudover er retfærdighed også et vigtigt element. Nutidens medarbejdere forventer, at systemet sikrer en fair fordeling af vagter – f.eks. at de upopulære vagter (aften, weekend) roterer retfærdigt mellem alle, og at favorisering undgås. Her kan WFM-software hjælpe ved at fordele vagter automatisk efter regler og principper, så alle oplever, at tingene går rigtigt til. Ligeledes giver gennemsigtighed i data – f.eks. at man kan se sine registrerede timer, optjent overtid eller ferie – en tryghed og tillid, som er med til at skabe et bedre arbejdsmiljø. 

Samlet set bliver medarbejdercentreret Workforce Management en differentiator på arbejdsmarkedet. Virksomheder, der omfavner denne trend, står bedre i kampen om talent og i evnen til at motivere deres team. Omvendt risikerer dem, der holder fast i top-down planlægning uden fleksibilitet at sakke bagud. Tendensen er tydelig: Vagtplanlægning er ikke længere bare en driftsopgave, men en del af medarbejderoplevelsen og virksomhedskulturen. 

Trend 3: Hybridarbejde og geografisk spredt planlægning 

De seneste års stigning i hybrid- og fjernarbejde påvirker også Workforce Management. Mange virksomheder opererer nu med en blanding af medarbejdere på kontoret, i marken og hjemmefra, hvilket skaber nye krav til planlægning og tidsregistrering. Det handler ikke længere kun om hvornår folk arbejder, men også hvor de arbejder. Frem mod 2026 forventes hybridarbejde at være blevet så almindeligt, at WFM-systemerne skal kunne håndtere stedsuafhængige vagtplaner lige så godt som traditionelle vagtplaner. 

Konkret ser vi WFM-løsninger implementere funktioner som f.eks. lokations-tags eller mærkater på vagter (så man kan angive om en given vagt er “Kontor”, “Hjemme” eller måske “Kunde X lokation”). Det giver et klart overblik over, hvor folk arbejder hvornår, og gør det nemmere at koordinere f.eks. pladsudnyttelse på kontoret eller at sikre, at der er ledere til stede de rigtige steder. Samtidig integreres vagtplaner med værktøjer til digitalt samarbejde. Kalenderintegration på tværs af systemer, samlet visning af tidsregistrering - uanset om arbejdet er remote eller on-site, og integration med kommunikationsplatforme er alt sammen elementer, der smelter sammen med WFM. 

Cloud-baserede løsninger spiller her en afgørende rolle. Fordi planlægningssystemerne ligger i skyen, kan både ledere og medarbejdere tilgå deres data hvor som helst og når som helst. Man kan taste timerne på sin telefon fra hjemmekontoret om morgenen og lederen kan følge med i realtid fra en helt anden lokation. Ifølge analyser er der en markant acceleration i overgangen til cloud WFM, netop for at understøtte distribuerede og hybridt arbejdende teams med skalerbare, altid tilgængelige løsninger. Det gør det muligt effektivt at planlægge og følge op på tværs af geografier – noget som før i tiden krævede mange lokale planlæggere eller tunge regnearksprocedurer. 

Hybrid-trenden indebærer også, at grænsen mellem klassisk vagtplanlægning og bredere HR-planlægning udviskes. WFM-systemerne bevæger sig tættere på at være en central platform for al arbejdsstyrkestyring, hvor projektarbejde, mødebooking, opgavestyring osv. måske integreres med vagtskemaet. For eksempel kan et godt WFM-system i dag også håndtere projektbaseret tidsregistrering (timeføring på forskellige opgaver/projekter) for vidensarbejdere, såvel som stempelur-funktion for butiks- eller lagerpersonale – alt samlet ét sted. Denne alsidighed bliver vigtig i fremtiden, hvor mange virksomheder har en blanding af timelønnede og funktionærer, on-site og remote, som alle skal administreres under samme paraply. 

Endelig kræver hybridarbejde fokus på kommunikation og kultur. Når ikke alle er fysisk til stede, bliver et WFM-system også bindeleddet, der skaber struktur og forudsigelighed. Med realtidsopdateringer og notifikationer kan medarbejderne hurtigt få besked om ændringer i planen, uanset hvor de befinder sig. Og ledelsen kan sikre, at ingen “falder mellem stolene” selv om holdet er spredt – f.eks. ved at overvåge belastning og arbejdstider for hjemmearbejdende, så de ikke ender med at arbejde for meget eller isolere sig. Trivsel i hybridarbejde hænger nøje sammen med god planlægning. 

Samlet set betyder denne trend, at fleksibilitet i tid og sted bliver standard. WFM-software skal kunne følge med medarbejderen, uanset hvor de logger ind fra. Virksomheder, der formår at integrere hybrid realitetens krav i deres workforce management, vil have en stor fordel i at tilpasse sig fremtidens arbejdsmønstre.

Trend 4: Compliance, arbejdsmiljø og præcis tidsregistrering 

Som nævnt tidligere er compliance – altså overholdelse af love og regler – blevet et helt centralt aspekt af Workforce Management. Dette fortsætter kun med at vokse i betydning i 2026. Myndighederne i både EU og nationalt lægger større vægt på kontrol med arbejdstid, hviletid, ferie, pauser osv., og virksomhederne forventes at kunne dokumentere alt til punkt og prikke. Det er her, digitale tidsregistreringssystemer spiller en uundværlig rolle.

Med de nye regler fra 2024 er tidsregistrering ikke længere blot en fordel, men en nødvendighed for danske virksomheder. Systemet skal registrere hver medarbejders daglige arbejdstid objektivt, pålideligt og opbevare data i op til 5 år. I praksis betyder det, at et robust WFM-system som Timegrip skal agere “single source of truth” for alle arbejdstidsposter – det være sig almindelige timer, overarbejde, ferie, sygdom, pauser m.m. Nøjagtighed og gennemsigtighed er nøgleord: Medarbejderen skal kunne tilgå sine egne registreringer og have tillid til, at de er korrekte, og ledelsen skal nemt kunne udtrække rapporter ved f.eks. tilsyn fra Arbejdstilsynet. 

En positiv sideeffekt af dette compliance-fokus er, at virksomhederne får bedre styr på arbejdsmiljø og trivsel. Når man præcist kan dokumentere arbejdstiden, bliver det lettere at spotte, hvis nogen arbejder for meget. For eksempel kan ledere via systemet opdage, hvis en ansat konsekvent ligger over det tilladte ugentlige timetal eller ikke får holdt sine 11 timers hvile mellem vagter. Sådanne indsigter gør det muligt at gribe ind tidligt og forebygge stress og nedslidning. Tidsregistrering bliver dermed også et strategisk værktøj i arbejdsmiljøarbejdet, hvor data kan afsløre uhensigtsmæssige mønstre. Frem for at se registrering som “kontrol” bør det i fremtiden ses som et hjælpemiddel til at sikre fair løn, bedre work-life balance og en sund arbejdsrytme for medarbejderne. 

Desuden giver præcis tidsregistrering store økonomiske fordele gennem korrekt løn og fakturering. Når alle timer – inkl. overtidstillæg, nattillæg, weekend osv. – registreres automatisk, minimeres risikoen for fejludbetalinger. En analyse peger på, at integration mellem tidsregistrering og lønsystem kan halvere antallet af fejl i lønkørslen. Det sparer både tid og penge samt øger medarbejdertilfredsheden (der er få ting, der kan skade tilliden, såsom fejl i lønnen gentagne gange). Samtidig kan virksomheden fakturere kunder korrekt for arbejdstimer brugt på projekter, fordi alt er dokumenteret ned i detaljen. 

I fremtiden vil vi se endnu mere automatisering af tidsregistrering. Allerede nu eksperimenteres der med f.eks. biometrisk ind- og udstempling (fingeraftryk, ansigtsgenkendelse) for at gøre registreringen helt gnidningsfri. AI spiller også ind her ved at kunne validere registreringer op mod mønstre – f.eks. fange hvis nogen glemmer at stemple ud, eller automatisk foreslå korrektioner. Men lige så vigtigt er balancen til medarbejdernes ret til privatliv. Der er fokus på, at tidsdata håndteres ansvarligt og kun bruges til legitime formål. De mest succesfulde virksomheder vil formå at skabe en kultur, hvor tidsregistrering ses som en integreret del af arbejdet, der beskytter medarbejderne (ved at sikre korrekt løn og undgå overarbejde) frem for en mistillidserklæring. 

Samlet set er budskabet klart: Compliance og nøjagtighed er ikke til forhandling. Frem mod 2026 skal alle virksomheder være klædt på med et system, der kan håndtere de komplekse regler og dokumentationskrav – og gerne trække intelligens ud af dataene til gavn for forretning og medarbejdere. Her er WFM-software uundværligt. Og har man allerede et system, gælder det om løbende at sikre, at det lever op til de seneste krav og standarder. Som det er blevet sagt: “Tidsregistrering er ikke bare et krav – det kan blive en af din virksomheds vigtigste konkurrencefordele”, fordi de data, du indsamler i dag, giver indsigt og handlekraft i morgen. 

Trend 5: Datadrevne beslutninger og strategisk workforce planning