18 år med Timegrip: Stadig den bedste løsning til vagtplanlægning og tidsregistrering for ARC

 

Amager Ressourcecenter (ARC) har lavet vagtplaner og tidsregistrering i Timegrip (tidligere TimePlan) siden 2003. I dag holder driftskoordinator Robert Bruun Mariager styr på godt 100 medarbejdere fordelt på 17 genbrugspladser i Storkøbenhavn. Vi har spurgt ham, hvilken forskel Timegrip gør i hverdagen - og hvorfor han og ARC-medarbejderne fortsat er glade for løsningen efter 18 år.

 

Robert Bruun Mariager ser flere fordele ved Timegrip, og fremhæver især systemets evne til at håndtere mange typer af fravær og mange medarbejdere:

 

“Jeg ville ikke kunne håndtere så meget personale på så mange lokationer med så mange typer af fravær, som jeg gør, uden at have et system til at hjælpe mig” fortæller Robert Mariager.

 

Siden ARC implementerede Timegrip i 2003, har afdelingen oplevet stor vækst. De startede med 26 genbrugsvejledere og otte genbrugspladser. I dag er de cirka 80 genbrugsvejledere fordelt på 17 lokationer. Denne vækst roser han Timegrip for og påpeger, at de regner med at vækste med Timegrip de kommende år.

 

Før ARC implementerede Timegrip til at håndtere vagtplaner og tidsregistrering, lavede de vagtplaner på ugebasis i et Word-skema. Skemaet blev printet ud og sendt med en ugentlig bil ud til de forskellige genbrugspladser. 

 

”Men det medførte jo stor risiko for fejl”, pointerer Robert Mariager. 

 

Han er især glad for varslingerne i Timegrip, som gør ham opmærksom på, når vagtplanen ikke stemmer. Den manuelle vagtplanlægning tog utrolig meget tid ud af Robert Mariagers hverdag. Med Timegrip fandt han ud af, at han kunne spare meget tid på administrativt arbejde.

 

 

ARC holder styr på vagtplan, tidsregistrering og fravær med Timegrip

 

Robert Mariager anvender især Timegrip til at lave ændringer i vagtplaner, holde styr på fravær og udnytte integrationsmulighederne med blandt andet lønsystemer.

 

”Jeg opretter nye medarbejdere, afskediger opsagte medarbejdere, laver ændringer i vagtplaner og lægger langtidsplaner. Når en medarbejder har ferie eller er syg, lægger jeg det ind i Timegrip og flytter folk rundt, så der er den mest optimale dækning på vores genbrugspladser. En gang om måneden trækker jeg data til vores lønsystem, så vores medarbejdere får den rette løn til tiden”, siger Robert Mariager om sin anvendelse af systemet.

 

Tilbage i 2003, da Robert Mariager søgte efter software til vagtplanlægning og tidsregistrering, fandt han frem til tre forskellige løsninger. Svend Holm fra Timegrip tog ud til ARC og viste, hvordan programmet bedst kunne hjælpe dem.

 

”Både han og programmet virkede super seriøst”, fortæller Robert Mariager om det første møde med Timegrip og Svend Holm.

 

Svend Holm var også ARC’s konsulent i mange år, indtil han en dag skulle på pension. Efterfølgeren blev Rasmus Vestergaard, der i dag er Product Manager hos Timegrip.  Det er et samarbejde, som Robert Mariager er glad for:

 

”Rasmus hjælper os med at sætte overenskomster op. Ham er vi glade for. Han er også tovholder på vores årlige ERFA-møder med andre Timegrip-brugere inden for service og transport. Vi får meget ud af at udveksle erfaringer om vagtplaner, styring af fravær osv. med andre virksomheder”, pointerer Robert Mariager.

 

 

Stor kapacitet til at holde grebet om flere overenskomster 

 

Til spørgsmålet: Hvordan har Timegrip gjort jeres medarbejderes hverdag lettere?, svarer Robert Mariager:

 

”Vi har løbende tilføjet flere nye funktioner til vores setup. En, vi er meget glade for, er Timegrip Web App'en. Her kan genbrugsvejledere og driftsoperatører se deres vagtplaner, feriesaldo, afspadseringskonto og SH-tid . De kan godkende registrerede arbejdstider, tage ledige vagter, m.m. på deres telefon.”

 

Det er ikke blot funktionerne til vagtplanlægning og tidsregistrering, som er vigtige for medarbejderne hos ARC. Det gælder også Timegrip’s kapacitet til at holde styr på de mange forskellige overenskomster, som gør sig gældende på arbejdspladsen. Samtidig løser systemet de udfordringer, der kan opstå i forbindelse med tillæg og helligdage.

 

”Fordi Timegrip holder styr på vores overenskomster og sørger for, at alle medarbejdere får det rigtige tillæg og den rigtige løn. Vi har seks overenskomster, blandt andet for seniorer, folk i fleksjob og timelønnede. Det er genialt, at Timegrip styrer tillæggene i forhold til arbejde på forskudt tid og i weekender. Når du arbejder på en helligdag, får du en dag ind på din SH-konto. Dette ville være super kompliceret at holde styr på i Word eller Excel”, uddyber Robert Mariager.

 

 

Fremtiden for ARC og Timegrip

 

Om et års tid vil ARC have cirka 450-500 medarbejdere i Timegrip. Det er en medarbejderstab, de er stolte af, og hvor en af afdelingerne står for at indsamle affald i kommunerne.

De mange fordele, som Robert Mariager har fundet hos Timegrip, har han også anbefalet til andre virksomheder.

 

Ønsker du også at opnå overblik over vagtplaner, tidsregistrering og overenskomster? Så kontakt os i dag til en uforpligtende samtale.