Granngården anvender Timegrip som ledelsesværktøj til tidsregistrering og vagtplanlægning
Butikscheferne i den svenske detailkæde Granngården skal blive endnu bedre til at bruge Timegrip (tidligere TimePlan). Derfor har HR-chef Maria Pressing og regional salgschef Mona Jansén netop afholdt de første workshops om, hvordan Timegrip kan give et bedre overblik over vagtplaner og medarbejderes tidsregistrering samt frigøre tid til at fokusere på medarbejdere og kunder.
Granngården har brugt Timegrip til vagtplanlægning og tidsregistrering i kædens 111 butikker i Sverige siden 2012. Men da Mona Jansén blev ansat som regional salgschef i 2018, opdagede hun, at ikke alle butikkerne bruger Timegrip optimalt. Derfor tog hun sammen med HR-chef Maria Pressing (foto ovenfor) initiativ til en række workshops for Granngårdens butikschefer. Den første workshop er nu blevet afholdt i Stockholm for 111 butikschefer.
"Mange af vores butikschefer har ikke været klar over, hvor meget og hvordan de kan bruge Timegrip," siger Mona Jansén, som tidligere har arbejdet med Timegrip og tidsregistrering i en svensk elektronikkæde og i JYSK.
"Butikkerne har ændret sig i løbet af de sidste syv år, og det samme gælder medarbejderne. Derfor er vi nødt til at opdatere vores brug af Timegrip for at afspejle, hvor vi er i dag."
Timegrip er et ledelsesværktøj
For HR Manager Maria Pressing har det været afgørende at formidle en forståelse af, hvorfor Timegrip er vigtig, og derefter træne butikscheferne i at få mest muligt ud af softwaren.
"På den første workshop har vi derfor understreget, hvad der sker, hvis arbejdstiden og medarbejderdataene ikke opdateres i Timegrip. Det giver os ekstra arbejde i lønprocessen, når systemet ikke bruges korrekt", siger Maria Pressing.
Under workshoppen fokuserede Mona Jansén også på omkostninger, indekstællere og rettighedsprofiler.
"Vi har vist, hvordan man som butikschef kan bruge Timegrip som et ledelsesværktøj, fordi programmet giver data om sygdom fravær, overarbejde og tendenser i en butik. En af øjenåbnerne har været, at når man som butikschef holder Timegrip opdateret, så gør programmet meget af det administrative arbejde for en. Det betyder, at man kan komme væk fra skærmen og fokusere på medarbejdere og kunder," siger Mona Jansén.
Mindre genert
På workshoppen blev butikscheferne også præsenteret for Timegrips seniorkonsulent Anna Friborg. Hun er ansat af Granngården til at bemande Timegrip-telefonsupporten et par dage om ugen, og hun besvarer også henvendelser via e-mail.
"Flere af vores butikschefer rejste sig op og gav Anna et knus, da de fandt ud af, at det var hende, de havde talt med. Det hjælper meget, at hun oprindeligt er fra Sverige og taler svensk. Efter workshoppen føler butikscheferne sig mindre generte for at række ud efter hjælp. Vi er glade for at arbejde sammen med Anna," siger Maria Pressing.
Et værktøj, vi allerede havde
Det næste skridt for Granngården er en opfølgende workshop i december, hvor Mona Jansén og Anna Friborg vil gå i dybden med, hvordan butikscheferne kan bruge specifikke funktioner i Timegrip. I dag har Granngården lidt over 1.000 medarbejdere i Timegrip, som tidsregistrerer deres arbejdstid ved at logge ind og ud af Timegrip-terminalerne. Medarbejderne kan også se deres vagtplan, ferie og afspadsering via Timegrip Web App.
"Efter vores første workshop for butikscheferne, har vi nu også uddannet vores syv regionale salgschefer og vores landechef i Timegrip," siger Mona Jansén og tilføjer:
"Timegrip er et værktøj, som vi allerede havde, men som vi ikke fik det bedste ud af. Det vil vi gøre nu."
Ønsker du også at få mere ud af jeres tidsregistreringssystem og have et effektivt ledelsesværktøj? Så kontakt os i dag til en uforpligtende samtale.
